Sie erfahren, was ein freigegebenes Postfach ist, warum Sie es brauchen und wie Sie ein freigegebenes Postfach einfach und sicher zu Outlook hinzufügen können. Sie erfahren auch, wie Sie die Sicherheit Ihrer Daten schützen können.
Ein freigegebenes Postfach ist ein Postfach, das mehrere Benutzer zum Lesen und Senden von E-Mails verwenden können. Eine Shared Mailbox ermöglicht es einer Gruppe von Personen, auf einfache Weise E-Mails von einer einzigen E-Mail-Adresse aus zu versenden, anzuzeigen, zu überwachen und zu beantworten. Sie garantiert dank ihrer schnellen Reaktionszeit eine Kommunikation in Echtzeit.
Diese Mailbox wird häufig von Teams verwendet, die mit einem großen Kundenstamm zu Themen wie Vertrieb, Marketing oder Kundendienst interagieren. Die E-Mail-Adresse des Absenders jeder Antwort ist die Shared Mailbox, nicht die des Einzelnen.
In einer Zeit, in der gemeinsam genutzte Postfächer bei den Nutzern immer beliebter werden, fragen Sie sich vielleicht, warum so viele Menschen gerne gemeinsam genutzte Postfächer verwenden? Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Gründe, warum Sie ein gemeinsames Postfach benötigen.
Wenn Sie Outlook freigegebenes Postfach hinzufügen möchten, egal ob Sie MS Outlook 2013, 2016 oder 2019 verwenden, müssen Sie die folgenden Grundvoraussetzungen erfüllen.
Bitten Sie Ihren Administrator, Sie zum freigegebenen Postfach in Microsoft 365 hinzuzufügen, dann müssen Sie MS Outlook schließen und neu starten. Nach dem Neustart von Outlook wird es möglicherweise unterhalb Ihres Hauptpostfachs in Ihrem Ordnerbereich angezeigt.
Wenn Sie die oben genannten Voraussetzungen erfüllen, aber das freigegebene Postfach nicht hinzufügen können, machen Sie sich keine Sorgen, Sie können das freigegebene Postfach mit den folgenden Schritten manuell zu Outlook hinzufügen.
Schritt 1. Starten Sie MS Outlook und gehen Sie auf die Registerkarte Datei.
Schritt 2. Klicken Sie auf Kontoeinstellungen, und wählen Sie dann Kontoeinstellungen aus dem Menü.
Schritt 3. Klicken Sie auf die Registerkarte E-Mail, um sicherzustellen, dass das richtige Konto markiert ist.
Schritt 4. Klicken Sie auf der Registerkarte E-Mail unten auf Ändern.
Schritt 5. Eine neue Registerkarte wird auf dem Bildschirm angezeigt; klicken Sie auf Weitere Einstellungen > Erweitert > Hinzufügen.
Schritt 6. Geben Sie nun die gemeinsame E-Mail-Adresse an, zu der Sie der Administrator hinzugefügt hat, und klicken Sie auf OK.
Schritt 7. Klicken Sie anschließend auf Weiter > Fertig > Schließen.
Das freigegebene Postfach wird jetzt in Ihrem MS Outlook unterhalb des primären Postfachs angezeigt. Jetzt können Sie über dieses Postfach E-Mails senden oder empfangen.
Nachdem Sie das gemeinsame Postfach erfolgreich zu Outlook hinzugefügt haben, müssen Sie eine Sicherungskopie aller Postfächer erstellen, um Datenverluste zu vermeiden. Ein Problem bei gemeinsam genutzten Postfächern ist, dass bei mehreren beteiligten Personen versehentlich oder aufgrund menschlicher Fehler Daten gelöscht werden können.
Wenn Sie auf der Suche nach einer sicheren und zuverlässigen Möglichkeit sind, gemeinsam genutzte Postfächer in Microsoft Outlook zu verwalten, dann ist die professionelle Backup-Software AOMEI Backupper Professional die perfekte Lösung für Sie.
Mit dieser Software können Sie Outlook-Postfächer ohne Datenverlust oder -beschädigung sichern und wiederherstellen. Sie ist mit allen Windows-PC-Betriebssystemen kompatibel, einschließlich Windows 11/10/8.1/8/7/XP/Vista.
Sie können diese professionelle Backup-Software herunterladen und installieren und dann mit der Sicherung von Outlook gemäß der unten stehenden grafischen Anleitung beginnen. Wenn Sie ein Windows Server-Benutzer sind, können Sie die AOMEI Backupper Server-Version wählen.
Schritt 1. Öffnen Sie Outlook, geben Sie E-Mail ein und klicken Sie auf Verbinden. Folgen Sie dann den Anweisungen auf dem Bildschirm, um das Outlook-Konto hinzuzufügen.
Schritt 2. Öffnen Sie AOMEI Backupper Professional. Klicken Sie in der Hauptschnittstelle auf Backup > Outlook Backup.
Schritt 3. Klicken Sie auf Outlook-Daten hinzufügen und wählen Sie den Outlook-Ordner aus, den Sie sichern möchten. Klicken Sie dann auf OK.
Schritt 4. Klicken Sie dann auf das Feld unten, um das Sicherungsziel auszuwählen. Dies kann ein lokaler Pfad, ein Netzwerk- oder NAS-Speicherort oder ein Cloud-Laufwerk zum Speichern Ihrer Outlook-E-Mails sein.
Zeitplan: Sie können verschiedene Sicherungsintervalle festlegen, z. B. Täglich, Wöchentlich oder Monatlich. Vergewissern Sie sich, dass die Option Wecken Sie den Computer, um geplante Aufgaben auszuführen ausgewählt ist.
Backup-Schema: Sie können die automatische Sicherungsbereinigung aktivieren, um alte Sicherungen regelmäßig zu löschen. Diese Funktion kann das Problem des vollen Speichers lösen.
Schritt 5. Klicken Sie auf Starten, um Outlook automatisch zu sichern.
Dieser Artikel erklärt, was ein freigegebenes Postfach ist, warum Sie ein freigegebenes Postfach benötigen und wie Sie ein Outlook freigegebenes Postfach hinzufügen können, wenn Sie die Voraussetzungen erfüllen. Freigegebene Postfächer sind die bemerkenswerteste Funktion von Microsoft 365, die es Ihnen ermöglicht, E-Mails von einer Standard-E-Mail-Adresse zu senden und zu empfangen.
Außerdem müssen Benutzer ein Backup aller ihrer Postfächer erstellen, um Datenverluste zu vermeiden. Die professionelle Backup-Software AOMEI Backupper kann Ihnen dabei helfen, Outlook auf jedem beliebigen Gerät zu sichern, das Sie benötigen. Selbst wenn Ihre Outlook-E-Mail-Daten versehentlich verloren gehen oder andere Probleme auftreten, kann dieses Backup Ihnen helfen, sie schnell wiederherzustellen.