2 maneras | Cómo hacer una copia de seguridad del buzón de Office 365 a PST

Las empresas modernas todavía dependen en gran medida del correo electrónico como un componente fundamental de su marco operativo y comunicativo. Con una base de usuarios global que supera los 3.9 mil millones de individuos, el correo electrónico se posiciona como una herramienta esencial, y entre las cuentas empresariales, Gmail y Office 365 (ahora conocido como Microsoft 365) surgen como las opciones prominentes.

Cuando se envían y reciben datos e información importantes utilizando un servicio de correo electrónico, la mayoría de los empleados lo hacen sin considerar la importancia del contenido que están manejando. Sin embargo, la falta de un plan adecuado de respaldo o recuperación, la pérdida de correos electrónicos (accidental o no) expone los datos de la empresa a riesgos. Es fácil respaldar los correos electrónicos de Gmail utilizando Google Takeout u otras herramientas, pero ¿es posible respaldar los buzones de Office 365?

Microsoft 365 preserva sus correos electrónicos hasta cierto punto, sin embargo, no equivale a una solución de respaldo proactiva. Aquí, en esta guía, le mostraremos cómo respaldar el buzón en formato PST para Office 365 de manera sencilla.

¿Por qué Backup Mailbox to PST para Office 365?

Crear copias de seguridad de los buzones de Office 365 exportándolos a archivos PST (Tabla de Almacenamiento Personal) ofrece varios beneficios, como la gestión de datos, la recuperación ante desastres y el cumplimiento normativo. Aquí hay algunas razones por las cuales las organizaciones podrían considerar la exportación de buzones de Office 365 a PST:

• Salvaguarda de Datos: Una copia de seguridad de correo electrónico de Office 365 en forma de archivos PST ofrece una capa adicional de seguridad de datos. Este arreglo permite recuperar ciertos elementos del buzón o todo el buzón en caso de pérdida accidental de datos, corrupción del buzón, etc.
• Acceso sin Conexión: Los archivos PST se pueden almacenar en su computadora local o dispositivos de almacenamiento portátiles, lo que permite el acceso sin conexión a los datos del buzón. Esto puede ser útil cuando no tiene conexión a Internet.
• Migración y Transición: Cuando se migra entre diferentes proveedores de correo electrónico o versiones de Office 365, tener copias de seguridad en PST puede simplificar el proceso de migración. Puede importar fácilmente archivos PST al nuevo servicio de correo electrónico, asegurando una transición sin problemas de los datos del buzón.
• Reducción de Costos de Almacenamiento: Para las organizaciones que lidian con volúmenes sustanciales de datos, el almacenamiento de Microsoft 365 supone una carga fiscal. A través de la exportación de datos antiguos o poco accesados a archivos PST, existe la posibilidad de reducir los gastos de almacenamiento.

Cómo exportar buzón de Office 365 a PST para copia de seguridad

Hay 2 soluciones que afirman la exportación exitosa de PST de Office 365 para todos los buzones de correo para copia de seguridad. Usted puede echar un vistazo a ellos.

Método 1: Exportar buzón de Office 365 a PST utilizando la herramienta eDiscovery

Dentro del Centro de administración de Exchange (EAC), la herramienta de exportación de eDiscovery ofrece una capacidad valiosa. Se puede utilizar para exportar los resultados de una búsqueda de eDiscovery en el lugar a un Archivo de datos de Outlook, es decir, un archivo PST. Hay tres procesos principales para respaldar un buzón a PST desde Office 365. Echemos un vistazo a ellos.

★Nota:

Antes de continuar, es imperativo establecer permisos dentro del Centro de cumplimiento de Microsoft 365. No configurar los permisos impedirá la creación de una búsqueda de contenido, lo que a su vez bloqueará la exportación del buzón de Office 365 a PST.

Paso 1: Asignar permisos de eDiscovery en Microsoft 365

1. Inicie sesión y acceda al Centro de cumplimiento de Microsoft 365. Seleccione la opción "Permisos" en el menú de la izquierda. Luego, expanda la sección del Centro de cumplimiento y haga clic en "Roles".

2. En el siguiente paso, busque "eDiscovery". Una vez que haya localizado la función de "eDiscovery Manager", proceda a seleccionarla.

3. Dentro del grupo de roles de eDiscovery Manager, agregue su cuenta a la lista de Administradores de eDiscovery haciendo clic en "Editar" y siguiendo los pasos indicados.

Paso 2: Crear búsqueda de contenido en Microsoft Office 365

1. En el mismo portal, vaya a la categoría de Soluciones y seleccione "Búsqueda de contenido". Desde allí, haga clic en el botón "+ Nueva búsqueda".

2. Proporcione un nombre y una descripción según su preferencia.

3. Active el interruptor junto a "Buzones de Exchange" en el asistente de Ubicaciones. Luego, haga clic en el enlace "Elegir usuarios, grupos o equipos" para seleccionar su buzón y haga clic en "Hecho".

4. A continuación, encontrará un asistente para definir las condiciones de búsqueda. Como queremos exportar todo el buzón de Office 365, mantendremos la pantalla de Condiciones vacía.

5. En la ventana "Revisar su búsqueda", confirme que todo parece correcto y haga clic en "Enviar" para iniciar la creación de una nueva búsqueda.

Paso 3: Exportar Office 365 a formato PST

1. En la lista de Búsquedas de contenido, localice y seleccione el nombre de la búsqueda que realizó en el paso anterior. Al hacerlo, verá que el estado de la búsqueda indica que ha finalizado.

2. Haga clic en el botón Acción y elija Exportar resultados. Seleccione la opción de salida deseada, específicamente "Exportar contenido de Exchange", y luego haga clic en Exportar.

3. Vuelva a la lista de búsquedas de contenido y haga clic en el botón Exportar una vez más. A continuación, seleccione Descargar informe. Además, asegúrese de hacer una copia de la clave de exportación para su referencia.

4. A continuación, proceda a instalar la Herramienta de Exportación de eDiscovery de Microsoft Office 365.

5. Pegue la clave de exportación que copió en el paso anterior. Además, designe una ubicación de destino para el archivo PST. Finalmente, haga clic en Iniciar para comenzar el proceso de exportación del buzón de Office 365 al formato PST.

Método 2: Exportar buzón de Office 365 a PST con Outlook

Microsoft Outlook viene con múltiples opciones integradas que permiten a los usuarios configurar cuentas de Office 365 en Outlook y respaldar el buzón de Office 365 exportando elementos del buzón de O365 a un archivo PST.

Paso 1. Inicie la aplicación de escritorio de Outlook en su computadora.

Paso 2. Vaya a Archivo > Agregar cuenta para agregar su dirección de correo electrónico de Office 365 a Outlook.

Paso 3. Luego, seleccione la opción Archivo > Abrir y exportar. Elija la opción Importar o exportar.

Paso 4. Seleccione "Exportar a un archivo" de la lista disponible y haga clic en Siguiente.

Paso 5. Opte por "Archivo de datos de Outlook (.pst)" y luego haga clic en Siguiente.

Paso 6. Seleccione los buzones o carpetas que desea exportar. Recuerde incluir las subcarpetas si desea exportar todo en el buzón. Luego, haga clic en Siguiente.

Paso 7. Elija una ubicación para guardar el archivo PST exportado y, finalmente, haga clic en Finalizar para exportar todo el buzón a PST para Office 365.

Una forma más fácil de hacer una copia de seguridad del buzón de Office 365

Nadie quiere perder sus datos, y exportar manualmente los correos electrónicos de Office 365 para hacer una copia de seguridad requiere tiempo y esfuerzo adicionales. Por lo tanto, para ahorrar tiempo y esfuerzo y evitar cualquier tipo de molestia, puede utilizar AOMEI Backupper Professional, un software de respaldo de Outlook confiable y fácil de usar. A través de esta herramienta, puede crear copias de seguridad de sus correos electrónicos importantes de Office 365 automáticamente.

🎉 Proporciona la función de respaldo de Outlook para hacer copias de seguridad de todos sus correos electrónicos, contactos, notas, calendarios y tareas dentro de Outlook en su computadora, unidad local o externa, unidad de red o unidad en la nube.
🎉 No se limita solo a Outlook, también le permite hacer copias de seguridad de Gmail, Hotmail y cualquier otra cuenta de correo electrónico agregada al cliente de Outlook.
🎉 Le permite hacer copias de seguridad de sus datos de correo electrónico automáticamente mediante su función de Programación de copias de seguridad en intervalos diarios, semanales, mensuales, desencadenadores de eventos o al conectar una unidad USB.
🎉 Es compatible con múltiples sistemas Windows, incluyendo Windows 11, 10, 8.1, 8, 7, XP, Vista, etc. Si es un usuario de Windows Server, puede probar AOMEI Backupper Server.

Agregue su cuenta de Office 365 a Outlook y tenga instalado el software de respaldo de Outlook AOMEI Backupper en su computadora. Luego, siga estos pasos para respaldar sus correos electrónicos de Office 365 sin esfuerzo:

Paso 1. Inicie AOMEI Backupper, haga clic en "Respaldar" y seleccione "Copia de seguridad de Outlook".

Paso 2. Toque en "Añadir datos de Outlook". En la ventana emergente, seleccione los buzones de correo bajo su cuenta de correo electrónico de Microsoft 365 como origen de la copia de seguridad.

Paso 3. Determine una ubicación de destino para guardar la imagen de respaldo. Tiene tres opciones: seleccionar una ruta local, agregar recursos compartidos o dispositivos NAS y seleccionar una unidad en la nube.

Paso 4. Para una tarea de respaldo de correo electrónico automatizada, haga clic en "Programar copia de seguridad" para configurar la programación. Finalmente, haga clic en "Iniciar respaldo" para comenzar a respaldar el buzón de Office 365.

Conclusión

En el mundo empresarial, la pérdida de datos e correos electrónicos importantes puede tener un impacto generalizado en toda la organización. Por lo tanto, en este sentido, necesita la forma más segura y confiable de proteger sus correos electrónicos.

Además de hacer copias de seguridad manualmente de los buzones a PST para Office 365, el uso de software profesional de copia de seguridad de correo electrónico como AOMEI Backupper puede ayudarlo a respaldar correos electrónicos esenciales y otras carpetas de manera más fácil y eficiente. Y le brinda la capacidad de hacer copias de seguridad de los correos electrónicos de Outlook en unidades USB, discos duros externos y múltiples ubicaciones.

Además, AOMEI Backupper es uno de los mejores programas de clonación de SSD. Puede usarlo para clonar todas las particiones a un SSD desde un HDD o SSD, para una migración de datos sencilla. ¿Por qué no probarlo ahora?