[5 mejores formas] ¿No funciona el archivado automático de Outlook?

Para evitar que tu buzón se llene, Microsoft Outlook ofrece la función de Archivar para ayudar a mover elementos antiguos que deseas conservar a un archivo de datos de Outlook (.pst) separado. También ofrece la función de Autoarchivo para automatizar el proceso de archivado según una frecuencia predefinida.

La función de Autoarchivo funciona bien en la mayoría de las situaciones. Sin embargo, algunos usuarios encuentran que Outlook no mueve los correos electrónicos según lo esperado en el proceso de archivo. Aquí tienes un caso real:

"He creado una opción de Autoarchivo a principios de septiembre. Ha corrido dos veces ahora, con intervalos de 14 días, pero solo en un pequeño número de mis carpetas. ¿Cómo hago para que funcione en TODAS las carpetas y subcarpetas?"

Posibles razones por las que Outlook no archiva los correos electrónicos

Existen varios motivos posibles por los que puede fallar la función de archivo de Outlook:

Cómo solucionar que el archivo comprimido no funcione en Outlook 2019/2016/2013

Si te enfrentas al problema de que el archivo de Outlook no funciona, puedes intentar uno de los siguientes métodos para solucionarlo:

# 1. Compruebe la configuración de Autoarchivar

Cuando Autoarchivo no funciona correctamente, lo primero que debemos hacer es asegurarnos de que la configuración de Autoarchivo sea la correcta.

1. Abre la ventana de configuración de Autoarchivo.

• Outlook 2007: Herramientas > Opciones > Otros > Autoarchivar
• Outlook 2010/2013/2016/2019: Archivo > Opciones > Avanzado > Configuración de Autoarchivar

2. Asegúrate de que la casilla "Ejecutar Autoarchivar cada XX días" esté seleccionada y de que hayas configurado con qué frecuencia deseas que se ejecute Autoarchivo.

💡 Consejos:

• Puedes establecer la edad de los elementos que deseas archivar en el campo "Eliminar elementos anteriores a XX".
• Por defecto, Autoarchivo moverá elementos antiguos a un archivo archive.pst. Puedes eliminar permanentemente los elementos antiguos seleccionando la opción correspondiente.

# 2. Revisar las exclusiones de AutoArchivar

Si Autoarchivo no funciona en una carpeta específica, puedes verificar el estado del elemento específico siguiendo estos pasos:

1. Haz clic con el botón derecho en la carpeta y selecciona Propiedades > pestaña Autoarchivar.
2. Asegúrate de que la casilla "No archivar elementos en esta carpeta" NO esté seleccionada si deseas que los elementos se archiven.

# 3. Ejecute Inbox Repair Tool

Si el archivo archive.pst está dañado o es demasiado grande, Autoarchivo puede no funcionar como se espera. La herramienta de Reparación de Bandeja de Entrada (Scanpst.exe) está diseñada para ayudar a reparar problemas relacionados con archivos de carpetas personales (.pst). Aprende cómo usarla de la siguiente manera.

Nota: La herramienta de Reparación de Bandeja de Entrada se instala automáticamente con todas las opciones de instalación de Microsoft Outlook en inglés, según tu sistema operativo.

1. Sal de Outlook y navega a una de las siguientes ubicaciones de archivos:

• Outlook 2019/2016: C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16
• Outlook 2013: C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office15
• Outlook 2010: C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office14
• Outlook 2007: C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office12

        2. Ejecuta Scanpst.exe. Haz clic en Examinar para seleccionar el archivo archive.pst que deseas escanear.

3. Haz clic en Iniciar para comenzar el escaneo. Si el escaneo encuentra errores, selecciona Reparar para iniciar el proceso de corrección.

# 4. Modificar el valor de registro ArchiveIgnoreLastModifiedTime

Por defecto, el archivo de Outlook funciona según la fecha y hora de la última modificación. Si respondes, reenvías, mueves, editas, guardas o importas un elemento, la fecha de modificación cambiará, lo que podría evitar que Autoarchivo archive el elemento. Si deseas que Outlook archive elementos según la fecha de recepción, debes establecer el valor del registro ArchiveIgnoreLastModifiedTime.

Nota: Por favor, realiza una copia de seguridad del registro en Windows antes de modificarlo. Pueden surgir problemas graves si modificas el registro incorrectamente.

1. Presiona Win + R para abrir Ejecutar, escribe "regedit" en el cuadro de diálogo y luego haz clic en OK.
2. Localiza y haz clic en la siguiente subclave del registro:

• HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences (Outlook 2019/2016)
• HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences (Outlook 2013)
• HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Preferences (Outlook 2010)
• HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook\Preferences (Outlook 2007)

3. Haz clic con el botón derecho en un espacio vacío del panel derecho. Selecciona Nuevo y haz clic en Valor DWORD (32 bits). Llama al nuevo DWORD "ArchiveIgnoreLastModifiedTime".
4. Haz doble clic en "ArchiveIgnoreLastModifiedTime" y establece su valor de datos en 1, luego haz clic en Aceptar.

5. Cierra el Editor del Registro (Registry Editor) y reinicia Outlook para que los cambios en el registro surtan efecto.

# 5. Crear un nuevo archivo PST para los elementos archivados

Otro escenario es que el archivo PST esté lleno. El límite predeterminado es de 20 GB para Outlook 2003/2007 y de 50 GB para Outlook 2010/2013/2016/2019. No podrás agregar elementos al archivo archive.pst cuando el archivo alcance los 19 GB o 47.5 GB. En este caso, te sugiero que crees un nuevo archivo PST para archivar los elementos.

1. Abre la ventana de configuración de Autoarchivo como se menciona en el método 1.
2. En el campo "Mover elementos antiguos a", haz clic en Examinar para especificar una nueva ubicación para el archivo archive.pst.

Nota: No almacenes el archivo PST en una carpeta compartida de red, ya que el proceso de archivo puede fallar si hay interrupciones mínimas en la conexión de red.

Sugerencia adicional: haga una copia de seguridad automática de su buzón de Outlook para evitar la pérdida de datos

Los errores de Outlook ocurren de vez en cuando. Además del problema de que el archivo de Outlook no funciona, puede encontrarse con el problema de que falta el archivo PST de Outlook, que Outlook no muestra correos electrónicos antiguos, que Outlook no puede abrir su carpeta de correo electrónico predeterminada, etc. Para evitar la pérdida de datos causada por errores inesperados de Outlook, aquí hay algunos consejos útiles que puede seguir:

👉 Consejo 1: Realice una copia de seguridad automática de su buzón de Outlook

Para realizar copias de seguridad de su buzón de Outlook con regularidad, el mejor software de copia de seguridad de Outlook, AOMEI Backupper Professional, puede ayudarlo.

Descargue AOMEI Backupper e instálelo en su PC ahora. Para hacer una copia de seguridad de Outlook con AOMEI Backupper, primero debes agregar la cuenta de correo electrónico que deseas respaldar al cliente de Outlook. Luego, haz clic en Respaldar > Copia de seguridad de Outlook y sigue el asistente para completar la tarea.

Para que la tarea de respaldo se ejecute automáticamente, puedes configurarla con la función Programar reserva.

👉 Consejo 2: Mantén actualizado Outlook

Microsoft publica actualizaciones de Outlook con frecuencia para corregir errores, mejorar el rendimiento y mejorar la seguridad. Las versiones obsoletas del software pueden tener problemas sin resolver que pueden provocar fallas, fallos o problemas de compatibilidad con los servicios de correo electrónico más nuevos.

Para evitar problemas con Outlook, asegúrate de que tu software esté siempre actualizado. Puedes buscar actualizaciones manualmente o configurar Outlook para que se actualice automáticamente. Esto te ayudará a asegurarte de que estás ejecutando la versión más estable y segura del programa.

👉 Consejo 3: Controla y administra el tamaño de tu buzón

Un buzón desordenado o de gran tamaño puede ralentizar Outlook o causar problemas de archivado y sincronización. Con el tiempo, las cuentas de correo electrónico acumulan grandes volúmenes de mensajes, archivos adjuntos y otros datos, lo que puede agotar los recursos de tu sistema.

Para evitar problemas de rendimiento, limpia periódicamente tu buzón. Archiva los correos electrónicos antiguos, elimina los mensajes innecesarios y elimina los archivos adjuntos de gran tamaño. Outlook también cuenta con herramientas integradas para ayudar a administrar el tamaño del buzón, como la función “Limpieza del buzón”, que facilita la revisión y la reducción del desorden del buzón.

👉 Consejo 4: Evite sobrecargar Outlook con complementos

Outlook admite una amplia gama de complementos para mejorar la funcionalidad, pero instalar demasiados puede ralentizar el rendimiento o provocar conflictos entre extensiones. Algunos complementos también pueden volverse incompatibles después de las actualizaciones de software, lo que genera fallas o errores.

Para evitar problemas, revise periódicamente los complementos instalados en Outlook y deshabilite o elimine los que ya no necesite. Utilice complementos esenciales y confiables que los desarrolladores actualicen con frecuencia para evitar problemas de compatibilidad.

Resumen

Tómatelo con calma si ves que el archivado automático de Outlook no funciona. Esta página te ofrece cinco métodos efectivos para solucionarlo. Para evitar la pérdida de datos causada por errores inesperados de Outlook, te sugerimos que hagas una copia de seguridad de los datos de Outlook con AOMEI Backupper. Te ofrece soluciones completas de copia de seguridad de Outlook. Además, ofrece la función de clonación para ayudarte a reemplazar la unidad C por SSD. ¿Por qué no probarlo?