Comment sauvegarder les mails professionnels ? (Outlook, Gmail, etc)

Pourquoi faut-il sauvegarder les mails professionnels ?

La sauvegarde des mails professionnels est essentielle pour plusieurs raisons :

★ Prévention de la perte de données : Les mails de travail contiennent souvent des informations importantes telles que des communications essentielles, des pièces jointes, des détails de projet, des interactions avec les clients, et bien plus encore. En sauvegardant régulièrement les mails de travail, vous pouvez vous protéger contre d'éventuelles pertes de données causées par des défaillances matérielles, des problèmes logiciels, une suppression accidentelle ou d'autres événements imprévus.

★ Exigences légales et de conformité : De nombreux secteurs ont des réglementations spécifiques en matière de conservation des données et de tenue des registres. La sauvegarde des mails de travail contribue à garantir la conformité avec ces réglementations, en fournissant une archive fiable et facilement accessible des communications importantes qui pourraient être nécessaires à des fins légales ou réglementaires.

★ Récupération après catastrophe : En cas de catastrophe, telle qu'un incendie, une inondation ou une défaillance du système, des sauvegardes de mails de travail garantissent la continuité des activités. Cela vous permet de restaurer rapidement les mails critiques et de reprendre les opérations sans perte de données importante ou interruption majeure.

Si vous êtes convaincu par ces raisons, vous pouvez vous demander : « Comment puis-je sauvegarder tous mes mails de travail ? » Pas besoin de s'inquiéter ! Cet article vous présentera la façon pour sauvegarder les mails Gmail et Outlook respectivement. Enfin, nous vous recommanderons un logiciel de sauvegarde des mails universel pour vous assurer que tous vos mails de travail puissent être sauvegardés avec un seul outil.

Comment sauvegarder les mails de travail avec différents clients de messagerie

Dans cette section, nous vous expliquerons comment sauvegarder les mails de travail Gmail et Outlook respectivement. Jetons un coup d'œil !

Sauvegarder les mails de travail avec Gmail

Dans cette partie, nous vous expliquerons comment sauvegarder les mails sur Gmail. Pour activer le stockage local de vos messages Gmail via n'importe quel client de messagerie, vous pouvez configurer l'accès POP. Par défaut, ce protocole supprime les messages originaux de la boîte de réception webmail après leur téléchargement. Néanmoins, Gmail offre une certaine souplesse de choix, vous pouvez les supprimer, les archiver, les conserver ou les marquer comme lus.

Suivez ces étapes pour activer l'accès POP dans Gmail :

Étape 1. Connectez-vous à votre compte Gmail et cliquez sur votre icône de profil pour accéder aux paramètres du compte Google.

Étape 2. Accédez à la section Sécurité et faites défiler jusqu'à trouver l'accès aux applications moins sécurisées. Cliquez dessus pour autoriser l'accès aux applications moins sécurisées. Cette étape garantit que Gmail n'empêche pas une connexion serveur établie à partir d'un client distant.

Étape 3. Configurez les paramètres POP en accédant à la page des Paramètres.

Étape 4. Accédez à l'onglet Transfert et POP/IMAP. Dans la section de téléchargement POP, activez l'option Activer le protocole POP pour tous les messages. La deuxième option détermine l'action à effectuer sur les messages d'origine après qu'une copie a été enregistrée. Pour cet exemple, nous choisirons de conserver les messages d'origine.

En suivant ces étapes, vous pourrez activer avec succès l'accès POP dans Gmail et contrôler la gestion de vos messages localement.

Astuce : Pour accéder aux paramètres du serveur Gmail, cliquez sur le lien Instructions de configuration situé sous l'option Configurer votre client de messagerie. Faites défiler la page pour trouver les informations pertinentes.

Sauvegarder les mails de travail avec Outlook

Dans cette section, nous expliquerons comment sauvegarder les mails dans Outlook. Si vous utilisez le courrier électronique pour votre travail, il est fort probable que vous utilisiez un compte Exchange ou IMAP. Ces types de comptes offrent un archivage automatique des mails sur les serveurs Exchange et IMAP, ce qui permet un accès pratique à vos messages depuis n'importe quel endroit.

Pour créer des sauvegardes locales de vos dossiers de messages, en plus de les conserver sur le serveur, il existe plusieurs approches possibles. Tout d'abord, vous pouvez utiliser la fonction d'Archivage automatique pour déplacer ou supprimer automatiquement les anciens éléments. Alternativement, vous pouvez exporter les éléments vers un fichier PST, qui peut être stocké pour une utilisation future. Ce fichier PST peut être facilement restauré au besoin en l'important dans votre client de messagerie. Suivez ces étapes pour apprendre comment sauvegarder tous les mails depuis Outlook maintenant.

Étape 1. Accédez à l'onglet Fichier, puis choisissez Ouverture et exportation, suivi de Importer/Exporter. Dans une nouvelle fenêtre, sélectionnez l'option Exporter vers un fichier, puis cliquez sur Suivant.

Étape 2. Choisissez l'option Fichier de données Outlook (.pst) et cliquez sur Suivant.

Étape 3. Choisissez le dossier de messagerie que vous souhaitez sauvegarder, puis cliquez sur Suivant. Sélectionnez un emplacement et donnez un nom à votre fichier de sauvegarde, puis cliquez sur Terminer.

Étape 4. Si vous souhaitez une sécurité accrue pour vos fichiers, vous pouvez définir un mot de passe en le saisissant et en le confirmant. Enfin, cliquez sur OK pour continuer.

Sauvegardez tous vos mails de travail facilement avec un logiciel de messagerie professionnel

Après vous avoir montré comment sauvegarder les mails professionnels dans Gmail et Outlook, vous trouverez peut-être cela un peu fastidieux et compliqué. Ici nous vous recommandons un logiciel professionnel de sauvegarde automatique des mails - AOMEI Backupper Professional. La fonction de sauvegarde d'email de ce logiciel peut vous aider à sauvegarder facilement tous vos mails professionnels. Et vous n'aurez plus à vous demander comment sauvegarder les mails de travail, nous vous fournirons maintenant des étapes détaillées.

Voici quelques-unes des fonctionnalités notables de ce logiciel de sauvegarde :

☁ Prise en charge de plusieurs plateformes : Profitez de la versatilité de ce logiciel car il peut sauvegarder les mails à partir de différentes plates-formes, dont Gmail, Outlook Mail, Yahoo! Mail, iCloud Mail, Zoho Mail, Hush Mail, GMX Mail, Hotmail et bien d'autres. ☁ Sauvegarde complète des données des mails : Ce logiciel sauvegarde sans effort toutes vos données de mails, y compris les mails, les contacts, les notes, les calendriers et les tâches, garantissant une solution de sauvegarde complète. ☁ Automatique et efficace : Profitez de la fonction de sauvegarde planifiée, qui vous permet d'automatiser les sauvegardes avec des options telles que quotidien, hebdomadaire, mensuel, événement déclencheur et USB branché. Le logiciel offre également des méthodes de sauvegarde incrémentielle et différentielle pour optimiser l'espace disque et améliorer l'efficacité. ☁ Compatibilité Windows : Ce logiciel fonctionne parfaitement sur différentes versions de Windows, y compris Windows 11/10/8.1/8/7/XP/Vista. ☁ Destinations de sauvegarde flexibles : Choisissez parmi une gamme de destinations de sauvegarde qui correspondent à vos préférences. Vous pouvez choisir votre ordinateur, un disque dur externe, une clé USB, un stockage cloud, un dispositif NAS, et bien d'autres options, vous permettant de stocker vos sauvegardes de mails de la manière qui convient le mieux à vos besoins.

En plus de ces fonctionnalités, il y a beaucoup d'autres fonctionnalités intéressantes qui n'attendent que votre exploration. Dans la section suivante, nous vous présenterons une démonstration graphique de la manière de sauvegarder les mails. Commencez par télécharger ce programme, installez-le et exécutez-le.

Astuce : Si vous êtes un utilisateur de serveur, veuillez télécharger la version AOMEI Backupper Server.

Étape 1. Naviguez jusqu'à l'onglet de gauche et sélectionnez Sauvegarder. Ensuite, choisissez Sauvegarde d'email dans la liste des options disponibles.

Étape 2. Cliquez sur le bouton Ajouter des données d'email.

Étape 3. Cliquez sur Ajouter un email, ce qui déclenchera une fenêtre pop-up. Ici, vous devrez fournir des informations importantes telles que votre compte email et le mot de passe ou le code d'autorisation, veillez donc à remplir toutes les informations nécessaires avec précision.

Étape 4. Une fois que vous avez sélectionné la source d'email souhaitée pour la sauvegarde, procédez à la sélection d'un chemin de destination où vous souhaitez stocker la sauvegarde.

Étape 5. Cliquez sur le bouton Démarrer pour sauvegarder vos mails professionnels.

Résumé

Cet article prend Gmail et Outlook comme exemples respectivement pour vous expliquer comment sauvegarder les mails de travail. Mais ces deux méthodes nécessitent des connaissances informatiques, donc si vous souhaitez sauvegarder facilement vos mails de travail ou d'autres données, nous vous suggérons d'utiliser un logiciel de sauvegarde professionnel AOMEI Backupper.

En plus des fonctionnalités puissantes décrites précédemment, il dispose également d'autres modes de sauvegarde pour protéger l'entièreté de vos données, par exemple la sauvegarde de système, la sauvegarde de disque, etc. Essayez-le dès maintenant !