仕事のために、共有メールボックスを使用する必要があるのですか?共有メールボックスをOutlookに追加・設定するにはどうすればよいでしょうか?この記事では、その方法を詳しく紹介します。必要な方はぜひ読み進めてください。
共有メールボックスは、複数のユーザーが電子メールを読んだり送信したりするために使用できるメールボックスです。
共有メールボックスを使用すると、複数の人が1つのメールアドレスから簡単に電子メールを送信、表示、監視、および返信することができます。また、応答速度が速いため、リアルタイムのコミュニケーションが保証されます。
一部のユーザーが、なぜ多くの人が共有メールボックスを好んで使っているのか疑問に思うかもしれません。次に、その代表的な原因をいくつか挙げていきます。
お使いのOutlookのバージョンに関わらず、Outlookに共有メールボックスを追加したい場合は、以下の基本要件を満たす必要があります。
管理者にMicrosoft 365の共有メールボックスに追加してもらい、Outlookを終了して再度起動する必要があります。Outlookを再起動すると、フォルダペインでメインのメールボックスの下に表示されることがあります。
上記の前提条件を満たしていても、共有メールボックスの追加に失敗した場合は、以下の手順で共有メールボックスをOutlookに手動で追加することができるので、ご安心ください。
ステップ 1. Outlookを起動し、「ファイル」タブに移動します。
ステップ 2. 「アカウント設定」→「アカウント設定」を選択します。
ステップ 3. 「メール」タブで、リストから正しいアカウントを選択し、「変更」をクリックします。
ステップ 4. 「その他の設定」をクリックします。
ステップ 5. 「詳細設定」タブ→「追加」ボタンをクリックします。追加したい共有メールアドレスを入力し、「OK」をクリックします。
ステップ 6. その後、「次へ」→「完了」→「閉じる」をクリックします。
共有メールボックスは、Outlookでプライマリメールボックスの下に表示されるようになります。これで、このメールボックスを使用して電子メールを送信または受信することができます。
共有メールボックスの問題点として、複数人で共有して利用しているため、誰かに間違って削除されたり、人為的なエラーが発生したりすることがあります。このような場合によるデータ損失を回避したいなら、専門ソフト-AOMEI Backupper Professionalで共有メールボックスのメールをバックアップしておくことをお勧めします。このソフトは:
では、AOMEI Backupperを使用して共有メールボックスのメールデータをバックアップする方法をご案内します。開始する前に、まずAOMEI Backupper Professionalをダウンロードし、インストールしてください。30日間無料試用可能なので、費用を心配しないでください~
ステップ 1. Outlookアプリを開き、画面上の指示に従ってOutlookアカウントを追加します。
ステップ 2. AOMEI Backupper Professionalを開きます。「バックアップ」→「Outlookバックアップ」をクリックします。
ステップ 3. 「Outlookのデータを追加」をクリックして、バックアップしたいアカウントとフォルダーを選択します。そして、「はい」をクリックします。
ステップ 4. 次に、下のボックスをクリックして、バックアップ先を選択します。
ステップ 5. 「開始」をクリックすると、メールが自動的にバックアップされます。
この記事では、共有メールボックスとは何か、なぜ共有メールボックスが必要なのか、前提条件を満たせばOutlookに共有メールボックスを追加する方法について説明しました。
共有メールボックスが非常に便利ですが、重要なメールが誰かに誤って削除される可能性があるなどのデメリットがあります。したがって、このような場合によるデータ損失を回避するために、専門ソフト-AOMEI Backupperでメールを定期的にバックアップすることをお勧めします。こうすれば、Outlookのメールや他の重要な情報が消えた場合、作成されたバックアップを使用して簡単かつ高速に取り戻せます。今すぐダウンロードし、Outlookのメールデータを守りましょう!