Guía: Exportar archivo de Office 365 a un archivo PST usando eDiscovery

El archivo en Microsoft 365 (también conocido como Archivado en su lugar) ofrece a los usuarios más espacio de almacenamiento para buzones de correo. Después de activar los buzones de archivo, el buzón de correo actual del usuario se convierte en su buzón principal y se crea un buzón adicional llamado buzón de archivo. En general, la exportación del buzón de archivo de Office 365 a PST se necesita en las siguientes situaciones:

• Deseas mover correos electrónicos archivados de una cuenta de correo electrónico a otra cuenta de correo electrónico.
• Deseas transferir correos electrónicos archivados de una PC a otra PC o de una PC a una Mac.
• Deseas realizar copias de seguridad periódicas.

Sin importar cuál sea tu caso, sigue adelante para aprender cómo hacer la exportación del archivo en línea de Office 365 a PST paso a paso.

Cómo exportar archivo de Office 365 a un archivo PST con eDiscovery

Las herramientas de eDiscovery en Microsoft Purview te permiten buscar contenido en Exchange Online, OneDrive for Business, SharePoint Online, Microsoft Teams, Microsoft 365 Groups y equipos de Yammer. Puedes buscar buzones y sitios en la misma búsqueda de eDiscovery y luego exportar los resultados de la búsqueda. Sigue estos pasos para exportar un buzón de archivo de Office 365 a un archivo PST:

1. Después de iniciar sesión en tu portal de Office 365, accede al Centro de administración de Microsoft 365 (Microsoft 365 admin center).
2. En tu centro de administración de Microsoft 365, expande Centros de administración (Admin centers) y haz clic en Seguridad (Security).
3. En el centro de administración de Microsoft 365 Defender (Microsoft 365 Defender admin center), ve a Permisos > Roles de correo electrónico y colaboración > Roles (Permissions > Email & collaboration roles > Roles) y haz clic en el grupo de roles eDiscovery Manager (eDiscovery Manager).

4. En el panel de propiedades del grupo de roles eDiscovery Manager, agrega tu cuenta a la lista de Administradores de eDiscovery usando el botón Editar y siguiendo unos sencillos pasos.

 ✍ Nota: Normalmente, al grupo de roles se le asignan los siguientes roles: Gestión de casos, Búsqueda de cumplimiento, Exportar, Retener, Vista preliminar, Revisión y Desencriptar RMS. Si el rol de Exportar no está presente, puedes agregarlo haciendo clic en el botón Editar grupo de roles.

5. Ahora, inicia sesión en el portal de cumplimiento de Microsoft Purview, ve a Búsqueda de contenido y haz clic en el botón Nueva búsqueda.

 ✍ Nota: Si no encuentras la opción de Búsqueda de contenido, es muy probable que esté relacionada con los permisos de eDiscovery que configuraste en los pasos anteriores. Los cambios en los permisos de eDiscovery pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse.

6. Se abre un asistente que te permite personalizar todos los aspectos de una búsqueda de contenido.

• Nombre y descripción: nombra tu búsqueda y descríbela según sea necesario.
• Ubicaciones: especifica qué datos de buzones deseas exportar. Si deseas exportar datos de todos los buzones, selecciona "Buzones de Exchange". Puedes reducir tu búsqueda a usuarios, grupos o equipos específicos haciendo clic en el enlace y seleccionando elementos específicos en un panel de selección.
• Condiciones: reduce aún más tu búsqueda con las opciones de filtrado disponibles. Por ejemplo, ingresa "archivo" en la sección de Palabras clave.
• Revisa tu búsqueda: haz clic en "Enviar" y luego en "Listo" para cerrar el asistente y comenzar tu búsqueda inmediatamente.

7. La búsqueda se realizará en segundo plano. En el panel que aparece, podrás ver si la búsqueda se ha completado y los detalles relacionados con su resultado. Si está completada, haz clic en el botón "Acciones" y elige "Exportar resultados".

8. En esta ventana, puedes elegir si deseas incluir archivos cifrados. También puedes decidir cómo exportar el contenido de Exchange. Aquí mantengo las opciones predeterminadas. Haz clic en "Exportar" en la parte inferior de la ventana cuando hayas terminado.

 ✍ Nota:  No selecciones la opción "Habilitar deduplicación" a menos que desees que los resultados de la búsqueda se exporten a un único archivo PST.

9. El asistente comienza a exportar los datos. Ve a la pestaña "Exportar" y selecciona tu búsqueda nuevamente para ver su progreso.
10. Puedes esperar a que la tarea termine o hacer clic en "Descargar resultados" de inmediato. Si comienzas a descargar los resultados antes de que se complete la exportación, las herramientas de descarga y exportación deberían finalizar al mismo tiempo. Recuerda copiar la clave especial de exportación, que se requerirá en el siguiente paso.

11. La herramienta de exportación de eDiscovery se iniciará. Pega la clave de exportación que copiaste en el paso anterior y especifica una carpeta donde deseas guardar los archivos PST. Luego, haz clic en "Iniciar" para comenzar la exportación.

Herramienta sencilla para realizar copias de seguridad del buzón de archivo de Office 365

Como puedes ver, hay muchos pasos involucrados en la exportación de buzones de correo archivados de Office 365 a PST utilizando eDiscovery. Si simplemente deseas crear una copia de seguridad para el buzón de correo archivado de Office 365, puedes probar la herramienta de copia de seguridad fácil de usar, AOMEI Backupper Professional. Puedes beneficiarte mucho de las siguientes características:

• Ofrece la función de Copia de seguridad de Outlook para hacer una copia de seguridad de todos tus correos electrónicos, contactos, notas, calendarios y tareas en Outlook en una unidad local, externa o de red.
• Admite Outlook, Gmail, Hotmail y cualquier otra cuenta de correo electrónico agregada en el cliente de Outlook.
• Te permite hacer una copia de seguridad de tus datos de correo electrónico automáticamente mediante la función de Copia de seguridad programada.
• Funciona bien en todos los sistemas de PC con Windows, incluidos Windows 11, 10, 8.1, 8, 7, Vista y XP.

Descarga AOMEI Backupper para probarlo ahora mismo.

Luego, sigue las instrucciones a continuación para hacer una copia de seguridad del buzón de correo archivado de Office 365 con AOMEI Backupper:

Paso 1. Agrega tu cuenta de correo electrónico de Microsoft 365 a Outlook.

• Si estás agregando tu primera cuenta de correo electrónico, ve a Inicio > Outlook, ingresa tu dirección de correo electrónico de Microsoft 365 y haz clic en Conectar.

• Si estás agregando una cuenta de correo electrónico adicional, ve a Inicio > Outlook > Archivo > Agregar cuenta. Los pasos restantes son los mismos que cuando agregas la primera cuenta de correo electrónico.

Paso 2. Instala y ejecuta AOMEI Backupper. Haz clic en "Respaldar" y selecciona "Copia de seguridad de Outlook".

Paso 3. Haz clic en "Añadir datos de Outlook". En la ventana emergente, selecciona el buzón de archivo bajo tu cuenta de correo electrónico de Microsoft 365 como origen de la copia de seguridad.

Paso 4. Selecciona una ruta de destino para guardar la imagen de copia de seguridad. Hay tres subopciones: Seleccione una ruta local, Añadir ubicación de red, y Seleccione una unidad en la nube.

Paso 5. (Opcional) Configure una programación de copia de seguridad automática haciendo clic en la opción Programar Reserva. Esto le permitirá iniciar respaldo periódico de su buzón de archivo de Office 365 de manera automática.

Conclusión

Para exportar archivo de Office 365 a un archivo PST, puedes usar las herramientas de eDiscovery. Sin embargo, las operaciones son complicadas y propensas a errores, especialmente para usuarios inexpertos. Si lo que deseas es hacer una copia de seguridad de tu buzón de archivo de Office 365, puedes optar por el software de copia de seguridad fácil pero potente: AOMEI Backupper. Te permite hacer copias de seguridad de todos los datos en las cuentas de correo electrónico que has agregado al cliente de Outlook con pasos sencillos.

Además, AOMEI Backupper es el mejor programa de transferencia de SSD de Samsung. Puedes usarlo para clonar un HDD a un SSD de Samsung, clonar un SSD de Samsung a otro SSD, etc. ¿Por qué no probarlo ahora mismo?