Cómo solucionar que Mail Merge no funcione en Office 365: 4 Maneras

La combinación de correspondencia es una característica poderosa en Outlook que automatiza el proceso de creación de correos electrónicos masivos personalizados mediante la integración de datos de una hoja de cálculo o archivo de base de datos. Esta funcionalidad permite a los usuarios obtener detalles de múltiples destinatarios de un archivo fuente e insertarlos en una plantilla de mensaje de correo electrónico, facilitando una comunicación eficiente y personalizada.

Aunque la combinación de correspondencia permite enviar correos electrónicos personalizados a numerosos destinatarios, puede ser un proceso complicado en Outlook. Esto se debe a que los usuarios a menudo se encuentran cambiando entre tres aplicaciones diferentes (Microsoft Word, Excel y Outlook) para enviar correos electrónicos combinados. Por lo tanto, existen casos en los que los usuarios se encuentran con problemas de que la combinación de correspondencia no funciona en Office 365.

Para los usuarios que buscan orientación sobre cómo realizar una combinación de correspondencia en Outlook, sigan estas instrucciones paso a paso:

Paso 1. Prepare su contenido de correo electrónico utilizando Microsoft Word.

Paso 2. Configure sus datos de combinación de correspondencia en Microsoft Excel.

Paso 3. Vincule la lista de correo con el mensaje de correo electrónico.

Paso 4. Previsualice y complete el proceso de combinación de correspondencia.

Paso 5. Envíe los mensajes de combinación de correspondencia.

¿Por qué no funciona mi Mail Merge?

Solucionar problemas de problemas de combinación de correspondencia en Outlook puede ser un poco complicado, ya que puede haber diversas razones por las que es posible que no esté funcionando como se espera. Aquí hay algunas razones comunes por las que su combinación de correspondencia no funciona:

Problemas con la fuente de datos: Es posible que su archivo de origen no esté configurado correctamente o no contenga la información correcta.
Campos de combinación incorrectos: Ha insertado los campos de combinación incorrectos en su documento de combinación de correspondencia.
Problemas de formato: Los datos en la fuente de datos y el campo de combinación de correspondencia en el documento tienen formatos inconsistentes.
Documento protegido: Su documento de combinación de correspondencia está protegido, lo que impide que la combinación funcione correctamente.
Códigos de campo mostrados: Si ve códigos de campo (por ejemplo, {MERGEFIELD}) en lugar de los datos reales, intente alternar los códigos de campo para activarlos o desactivarlos.
Compatibilidad: Está utilizando versiones de software incompatibles para su proceso de combinación de correspondencia (por ejemplo, versiones de Microsoft Word, Excel u Outlook incompatibles).

Cómo arreglar Mail Merge no funciona en Office 365 en 4 métodos

Si está experimentando problemas con la combinación de correspondencia en Office 365 que no funciona, aquí hay algunos pasos que puede seguir para intentar solucionar el problema.

Forma 1. Editar la lista de direcciones existente

Si hay errores en su lista de direcciones existente, puede realizar cambios en su origen de datos o lista de direcciones para resolver problemas de combinación de correspondencia que no funciona en Word/Excel.

Paso 1. En Microsoft Word, vaya a Correspondencia > Seleccionar destinatarios > elija Usar una lista existente. Luego, seleccione Siguiente: Crear o conectar a una lista de destinatarios.

★Consejo:

De forma predeterminada, Microsoft Publisher almacena las fuentes de datos en la carpeta Mis fuentes de datos. Si su fuente de datos no se encuentra allí, es posible que deba buscarla y seleccionarla.

Paso 2. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, haga clic en la fuente de datos deseada que desea utilizar y luego haga clic en Abrir.

Paso 3. Ubique el nombre de la fuente de datos que seleccionó y haga clic en Editar para realizar los cambios necesarios en su fuente de datos o lista de direcciones.

Paso 4. Edite o elimine las direcciones existentes en el cuadro Editar fuente de datos, o añada una nueva entrada.

Paso 5. Pulsa OK y luego Sí para guardar los cambios en la lista de direcciones.

Forma 2. Seleccione la opción de intercambio dinámico de datos

Durante la combinación de correspondencia en Outlook 365, Word utiliza archivos de base de datos OLE DB para obtener información. Sin embargo, para abordar posibles problemas de compatibilidad con la fuente de datos, puede utilizar la opción Confirmar conversión de formato de archivo al abrir, que ofrece varias opciones de apertura de fuente de datos. Seleccionar MS Excel Worksheets via DDE (*xls) permite a Word restaurar los formatos de celda de los archivos de Excel y puede ayudar a resolver posibles fallos en la combinación de correspondencia.

Paso 1. En Microsoft Word, vaya a Archivo > Opciones > Avanzado > General > marque la opción Confirmar conversión de formato de archivo al abrir.

Paso 2. Luego, vaya a Correspondencia > Seleccionar destinatarios > seleccione Usar una lista existente.

Paso 3. Elija el archivo de Excel deseado que contiene los datos de los destinatarios. Luego, se abrirá el cuadro de diálogo Confirmar origen de datos.

Paso 4. Marque la casilla Mostrar todo. Luego, seleccione MS Excel Worksheets via DDE (*xls) para preservar el formato del archivo de Excel y resolver cualquier problema de combinación de correspondencia que no funcione en Office 365.

Forma 3. Insertar espacio en campos de fusión

El problema más común al insertar campos de combinación de correspondencia en un documento es gestionar el espaciado correcto entre los campos, especialmente con campos de combinación de correspondencia que pueden no estar siempre presentes, como las iniciales del segundo nombre. Agregar espacios directamente en la página entre los campos de combinación de correspondencia puede generar espacios adicionales no deseados si algunas direcciones no utilizan todos los campos.

Por ejemplo, para asegurarte de que la apariencia de los nombres de los destinatarios sea correcta, independientemente de si tienen o no una inicial del segundo nombre en tu lista de direcciones, sigue estos pasos:

1. Si un destinatario tiene una inicial del segundo nombre, inserta un espacio antes y después de la inicial en la entrada de "Inicial del segundo nombre" presionando la barra espaciadora.
2. Para los destinatarios que no tienen una inicial del segundo nombre, agrega un espacio en la entrada de "Inicial del segundo nombre".

Forma 4. Aplicación Oficina de Reparaciones

Con frecuencia, un problema de Microsoft que no funciona correctamente, como el mal funcionamiento de la combinación de correspondencia en Outlook, puede atribuirse a una aplicación obsoleta o dañada causada por una actualización del sistema operativo. Para abordar este problema, sigue estos pasos para reparar la aplicación:

Paso 1. Haz clic en Configuración y elige Aplicaciones.

Paso 2. En el menú de la izquierda, selecciona Aplicaciones y características, luego localiza la aplicación Microsoft Word, Microsoft Office o Microsoft 365.

Paso 3. Haz clic en el botón Modificar, seguido de seleccionar Reparación rápida > Reparar para iniciar el proceso de reparación automática de Microsoft Office.

Consejo adicional: Manera rápida de hacer una copia de seguridad del buzón de Office 365

Mantener copias de seguridad regulares de tus correos electrónicos de Office 365 es de suma importancia, independientemente de si estás realizando una combinación de correspondencia o no. Esta práctica garantiza una mayor seguridad para tus datos de correo electrónico cruciales. Para esta tarea, AOMEI Backupper Professional se presenta como una excelente opción.

Aquí tienes algunas razones por las que AOMEI Backupper Professional es una opción confiable:

☎ Su función de "Copia de seguridad de email" te permite hacer copias de seguridad de todos tus correos electrónicos, contactos, notas, calendarios y tareas en Outlook, incluso sin necesidad de utilizar la aplicación de escritorio de Outlook.
☎ Su función de "Copia de seguridad programada" te permite automatizar el proceso de copia de seguridad de datos de correo electrónico, garantizando comodidad y consistencia.
☎ El software permite realizar copias de seguridad de correos electrónicos de Outlook en discos duros externos, discos locales, unidades flash USB, dispositivos NAS y más, ofreciendo opciones de almacenamiento flexibles para tus correos electrónicos de Outlook.
☎ Además de Office 365, también ofrece la posibilidad de hacer copias de seguridad de Yahoo Mail, Gmail, Zoho Mail, Hotmail, iCloud Mail, HushMail y docenas de servicios de correo electrónico populares.

Para hacer una copia de seguridad de todo tu correo electrónico de Office 365 utilizando este software, descárgalo e instálalo en tu ordenador. A continuación, sigue estos pasos:

Paso 1. Inicie AOMEI Backupper Professional. Haga clic en "Respaldar" y luego en "Copia de seguridad del email".

Paso 2. Haga clic en "Añadir datos de email" y seleccione los correos electrónicos específicos de Office 365 que desea respaldar. Luego, haga clic en "OK".

Paso 3. Si desea almacenar el archivo de imagen de respaldo en el disco duro, puede seleccionar "Seleccione una ruta local".

Paso 4. Haga clic en "Programar respaldo" para configurar una copia de seguridad automática diaria, semanal, mensual, por disparador de evento o por conexión de USB. Asegúrese de que la opción "Activar la computadora para ejecutar tareas programadas" esté marcada.

Paso 5. Pulse en Iniciar respaldo para realizar la copia de seguridad de los correos electrónicos de Office 365 automáticamente.

★Consejos:

De forma predeterminada, el software utiliza la Copia de seguridad incremental, que respalda solo los archivos cambiados cuando habilita las copias de seguridad programadas. Puede cambiar a la Copia de seguridad diferencial si es necesario.

Para evitar que el disco de copia de seguridad se llene, este software le permite eliminar imágenes de copia de seguridad antiguas de forma regular. Haga clic en "Esquema de copia de seguridad" para habilitarlo.

Resumen

Este artículo arroja luz sobre las posibles causas de que la combinación de correspondencia no funcione en Office 365 y ofrece soluciones para resolverlo.

Además, hace hincapié en la importancia de realizar copias de seguridad periódicas de los correos electrónicos de Office 365 para mayor seguridad. AOMEI Backupper ofrece una solución completa, no solo permite realizar copias de seguridad automatizadas de los correos electrónicos de Office 365, sino que también ofrece la posibilidad de realizar copias de seguridad de sistemas de Windows, discos duros, particiones y archivos privados. Puede almacenar estas copias de seguridad en varias ubicaciones, incluyendo discos duros, discos en la nube, NAS y más.