Outlookに共有メールボックスを追加・設定する方法

共有メールボックスとは？

共有メールボックスは、複数のユーザーが電子メールを読んだり送信したりするために使用できるメールボックスです。

共有メールボックスを使用すると、複数の人が1つのメールアドレスから簡単に電子メールを送信、表示、監視、および返信することができます。また、応答速度が速いため、リアルタイムのコミュニケーションが保証されます。

なぜ共有メールボックスが必要なのか？

一部のユーザーが、なぜ多くの人が共有メールボックスを好んで使っているのか疑問に思うかもしれません。次に、その代表的な原因をいくつか挙げていきます。

会社の「お問い合わせ窓口」としてメールアドレスを機能させられる

連絡先やカレンダーを共有できる

メンバー間の協力と透明性を促進する

メールの対応忘れなどのミスを減らせる

Outlookに共有メールボックスを追加・設定するための前提条件

お使いのOutlookのバージョンに関わらず、Outlookに共有メールボックスを追加したい場合は、以下の基本要件を満たす必要があります。

Microsoft 365で設定され、利用可能である必要がある

OutlookがMicrosoft 365アカウントで設定されている

管理者が共有メールボックスにアクセスする許可を与えている

設定された共有メールボックスのみ外部からのアクセスを許可できる

メールアドレスと表示名が関連付けられている必要がある

管理者にMicrosoft 365の共有メールボックスに追加してもらい、Outlookを終了して再度起動する必要があります。Outlookを再起動すると、フォルダペインでメインのメールボックスの下に表示されることがあります。

共有メールボックスをOutlookに追加する方法

上記の前提条件を満たしていても、共有メールボックスの追加に失敗した場合は、以下の手順で共有メールボックスをOutlookに手動で追加することができるので、ご安心ください。

ステップ 1. Outlookを起動し、「ファイル」タブに移動します。

ステップ 2. 「アカウント設定」→「アカウント設定」を選択します。

ステップ 3. 「メール」タブで、リストから正しいアカウントを選択し、「変更」をクリックします。

ステップ 4. 「その他の設定」をクリックします。

ステップ 5. 「詳細設定」タブ→「追加」ボタンをクリックします。追加したい共有メールアドレスを入力し、「OK」をクリックします。

ステップ 6. その後、「次へ」→「完了」→「閉じる」をクリックします。

共有メールボックスは、Outlookでプライマリメールボックスの下に表示されるようになります。これで、このメールボックスを使用して電子メールを送信または受信することができます。

オススメ：データを保護するためにアウトルックをバックアップしておく

共有メールボックスの問題点として、複数人で共有して利用しているため、誰かに間違って削除されたり、人為的なエラーが発生したりすることがあります。このような場合によるデータ損失を回避したいなら、専門ソフト-AOMEI Backupper Professionalで共有メールボックスのメールをバックアップしておくことをお勧めします。このソフトは：

メールに加えて、連絡先、メモ、カレンダー、タスクなど、Outlookのすべてのデータをバックアップすることができます。

Outlookのデータを内蔵／外付けHDD／SSD、USBメモリ、NAS、共有フォルダ、SDカード、クラウドドライブ（Googleドライブ、OneDrive、Dropboxなど）にバックアップすることができます。

設定により、Outlookメールのバックアップを自動的に実行することができます。毎日、毎週、毎月、イベントトリガー（サインイン、システム起動）の4つの自動バックアップモードをサポートしています。

フルバックアップ、変更された部分のみバックアップする増分バックアップと差分バックアップをサポートしています。後者の2つの方法はバックアップ時間とディスク容量を節約することができます。

Windows 11／10／8.1／8／7／Vista／XPに対応しています。Windows Serverユーザーの場合、AOMEI Backupper Serverをご利用ください。

復元時にメールをプレビューすることをサポートしています。

では、AOMEI Backupperを使用して共有メールボックスのメールデータをバックアップする方法をご案内します。開始する前に、まずAOMEI Backupper Professionalをダウンロードし、インストールしてください。30日間無料試用可能なので、費用を心配しないでください～

ステップ 1. Outlookアプリを開き、画面上の指示に従ってOutlookアカウントを追加します。

ステップ 2. AOMEI Backupper Professionalを開きます。「バックアップ」→「Outlookバックアップ」をクリックします。

ステップ 3. 「Outlookのデータを追加」をクリックして、バックアップしたいアカウントとフォルダーを選択します。そして、「はい」をクリックします。

ステップ 4. 次に、下のボックスをクリックして、バックアップ先を選択します。

次の3つのオプションで、バックアップをカスタイマイズすることができます：

オプション：バックアップファイルの分割／暗号化／圧縮などを設定することができます。

スケジュール：メールの自動バックアップを有効にすることができます。＊「コンピュータをウェイクアップしてスケジュールタスクを実行します。」オプションがチェックされていることを確認します。

バックアップスキーム：フル／増分／差分バックアップを設定したり、古いバックアップの自動クリーンアップを有効にしたりすることができます。

ステップ 5. 「開始」をクリックすると、メールが自動的にバックアップされます。

まとめ

この記事では、共有メールボックスとは何か、なぜ共有メールボックスが必要なのか、前提条件を満たせばOutlookに共有メールボックスを追加する方法について説明しました。

共有メールボックスが非常に便利ですが、重要なメールが誰かに誤って削除される可能性があるなどのデメリットがあります。したがって、このような場合によるデータ損失を回避するために、専門ソフト-AOMEI Backupperでメールを定期的にバックアップすることをお勧めします。こうすれば、Outlookのメールや他の重要な情報が消えた場合、作成されたバックアップを使用して簡単かつ高速に取り戻せます。今すぐダウンロードし、Outlookのメールデータを守りましょう！