Outlookで個人用フォルダをバックアップする2つの方法

Outlookの個人用フォルダとは？

簡単に言えば、「個人用フォルダ」ファイル（ファイル名.pst）とは、Microsoft Office Outlookのメール保存用ファイルです。「Outlookデータファイル」、「PSTファイル」とも呼ばれています。

Outlookで作成された受信トレイ、送信トレイ、送信済みアイテム、削除済みアイテム、予定表、連絡先、タスクなどのフォルダを含めて、メールデータをバックアップしたい場合やデータファイルをエクスポートして他のメールソフトに移行させたい場合などに使用するファイルです。

「個人用フォルダ」に、Outlookメールボックスからのすべての電子メールの実際のデータが含まれています。既定の保存先は「C:\Users\ユーザー名\Documents\Outlook ファイル」というフォルダです。

Outlookで個人用フォルダを作成してバックアップする必要がある？

ご存知のように、Outlookにはメールをはじめ、連絡先や予定表など重要なデータが保存されています。

しかし、万が一パソコンにトラブルが発生してWindowsを初期化せざるを得なくなった場合、Outlook内に保存されているデータも一緒に削除されてしまう可能性があります。

そのような事態を避けるために有効な手段として、Outlookに個人用フォルダを作成することをおすすめします。

個人用フォルダを作成して、その中にデータのバックアップを保存しておくことで、万が一のときでもデータを復旧できるようになります。

また、メールデータを異なるディスクやパソコン間で移行したり、ハードウェア障害や誤削除などによるデータ消失を防ぐために、個人用フォルダをバックアップ（後で復元）する必要があります。

Outlookで個人用フォルダを作成する方法

個人用フォルダを作成してメールデータを格納するためにOutlookデータファイル（ファイル形式は.pst）というファイルが作成されます。

Outlookを初めて起動したときに、必要なデータファイルが自動的に作成されます。場合によっては、追加のデータファイルが必要になります。たとえば、通常は使用しない古いメッセージやアイテムを、Outlookデータファイル（.pst）にアーカイブできます。または、オンラインメールボックスが記憶域のクォータに近づいている場合は、Outlookデータファイル（.pst）でいくつかのアイテムを移行できます。

Outlookの個人用フォルダ（PSTデータファイル）を作成する方法は、以下の通りです。

手順 1. Outlookを起動し、「ホーム」タブ⇒「新しいアイテムを選択」⇒「その他のアイテム」⇒「Outlook データ ファイル」を選択します。

手順 2. 「Outlook データ ファイルを開くまたは作成する」ダイアログボックスが表示されます。Outlookデータファイルを保存する場所またはファイル名を変更することができます。ここでは、任意のファイル名（例：個人用 Outlook データ ファイル）を入力し、「OK」ボタンを押します。

個人用フォルダがOutlook上に表示されるようになり、メールデータがローカルディスク内に保存することができるようになります。受信トレイにある大切なメールデータをドラッグ&ドロップで個人用フォルダに移動して保存することも可能ですし、受信トレイにあるメールデータのコピーを作成しておき、メールのバックアップとして保存することもできます。

作成したデータファイル（個人用フォルダ）の中でさらにフォルダを追加することができ、メールを管理することができます。サブフォルダを個人用フォルダに追加するには、個人用フォルダを右クリックし、「新しいフォルダー(N)」（または「フォルダーの作成」）を選択し、「名前」を入力し、「OK」をクリックします。

Outlookで個人用フォルダをバックアップする方法

メールデータは大切なデータなので、必要があれば、今回作成した個人用フォルダのバックアップを外付けハードディスクなどに定期的にとっておくと何か障害が起きても対処ができるようになります。

次は、PCのトラブル時に備えてOutlookで個人用フォルダをバックアップしておく2つの方法（手動または自動）をご紹介しましょう。

方法 1. 個人用フォルダのバックアップを手動で実行

Outlookのデータをローカルに保存したい場合は、ここで案内している手順でPSTファイルとしてバックアップすることができますOutlook 2021で個人用フォルダをバックアップするには、以下の操作手順を行ってください。

手順 1. Outlookを起動し、メニューの「ファイル」を選択し、「アカウント設定」⇒「アカウント設定…」をクリックします。

手順 2. アカウント設定画面が開きます。「データファイル」タブを開いて、バックアップしたい個人用フォルダ（.pstファイル）を選択します。

手順 3. 「ファイルの場所を開く」をクリックすると、「個人用フォルダ」ファイルの格納先フォルダが開きます。

手順 4. 「.pstファイル」のファイル名は登録したメールアドレスになっているので、バックアップしたい個人用フォルダをコピーして外付けHDDなどにバックアップしましょう。

※このPSTファイルをパソコンの外（例：外付けHDDやSSD、クラウドストレージ）に保存をするというのが一般的です。

方法 2. 個人用フォルダのバックアップを自動で実行

Outlook個人用フォルダを手動でバックアップするのは、少量のファイルを保存するのに適用されますが、バックアップするファイルが大量にある場合は、強力なOutlookバックアップソフトAOMEI Backupper Professionalを使うことをお勧めします。

スケジュールを設定して、Outlookファイル（連絡先、添付ファイル、受信トレイ、メモ、予定表など）を自動的にバックアップすることができます。Windows PCオペレーティングシステム（Windows 11／10／8.1／8／7／XP／Vista）に対応しています。

複数の保存先をサポート：Outlookファイルを内蔵HDD、外付けHDD、USBメモリ、NAS、ネットワークの場所、SDカード、クラウドストレージ（Google Drive、OneDrive、Dropbox）などにバックアップできます。

バックアップスケジュールをサポート：Outlookデータを定期的にバックアップするために、「デイリー」「ウィークリー」「マンスリー」「イベントトリガー」でどれくらいの頻度でデータバックアップを行うのかを設定できます。また、「コンピュータをウェイクアップしてスケジュールタスクを実行します」機能を有効にして、特定の時間（ピーク時間帯以外またはOutlookが使用されていないとき）にパソコンをウェイクアップして、バックアップタスクを実行するようにスケジュールできます。

増分／差分バックアップをサポート：「増分バックアップ」または「差分バックアップ」により、Outlookで変更されたファイルのみをバックアップできるため、バックアップ時間とハードディスク容量を大幅に節約できます。

メールプレビューをサポート：このソフトでは、復元中にOutlookメールをプレビューできます。

このバックアップ ソフトをダウンロードし、インストールします。以下のチュートリアルに従って、Outlookファイルを外付けHDDにバックアップしましょう。サーバーユーザーの場合、AOMEI Backupper Serverを試してみてください。

手順 1. Outlookを起動し、「ファイル」⇒「アカウントの追加」の順に選択します。メールアドレスを入力し、「接続」をクリックします。画面の指示に従ってメールアカウントをOutlookに追加します。

手順 2. AOMEI Backupper Professionalを起動し、「バックアップ」⇒「Outlookバックアップ」をクリックします。

手順 3. 「Outlookのデータを追加」をクリックし、バックアップしたい個人用フォルダを選択します。「はい」をクリックします。

手順 4. ファイルを保存する場合（バックアップ先）を選択します。

Outlook個人用フォルダをバックアップするための手順は以上です。引き続いてバックアップスケジュールを設定できます。

☛「スケジュール」をクリックし、「自動バックアップを有効にする」をオンにします。そして、「デイリー」「ウィークリー」「マンスリー」「イベントトリガー」を設定できます。特定の時間にバックアップを実行したい場合、「コンピュータをウェイクアップしてスケジュールタスクを実行します」チェックボックにチェックを入れることを確認してください。

☛古いバックアップイメージを自動で削除するように「バックアップスキーム」をクリックして、「バックアップの自動クリーンアップを有効にする」をオンにすることもできます。この機能は、空き容量を確保できます。

手順 5. 最後に、「開始」をクリックし、個人用フォルダの自動バックアップを作成します。

個人用フォルダについてよくある質問

Q：PSTファイルは、1つにすべきか？複数にすべきか？

A：1つのファイル当たり20GBまでにすることがMicrosoft様のガイドに記載があります。なお、Officeのバージョンなどによっては50GBが上限というものもありますが、ここでのポイントは単一のファイルとして取り扱い続けることはソフトウェアの持つ上限を考えると好ましくないということです。

Q：メールのバックアップはどうするのか？

A：こちらも上述をしていますが、「ファイル名.pst」というファイルをパソコンの外部（USB接続式のハードドライブやSSD、家庭用NAS、クラウドストレージ）などに保存をしておくことで、万が一パソコンが起動不能やOS再インストールが必要なケースや、今後の製品の買い替え時のスムーズな移行が可能となります。なお、企業様の場合、データのバックアップソフトウェア（例：Net Backup、Backup & Replication、AOMEI Backupper）などでバックアップをするケースもあります。

Q：既存のPSTファイルのパスを変更したいなら、どうするのか？

A：これを行う場合、一度Outlook上で、既存のPSTファイルの削除操作を行う必要があります。ファイルのパスを変更したい対象を一覧でクリックした後、「削除」を押下します。Outlook上の削除操作というのは、あくまでもOutlookに対する登録を削除するものですので、データ自体をゴミ箱に対して破棄する操作とは異なります。ここまで終えた後、対象となるPSTファイルを新たな保存フォルダとした箇所に移動します。この際、ドラッグアンドドロップでの移動が可能です。最後に、再度Outlook上から当該ファイルの登録を行い、フォルダ移行は完了となります。

まとめ

Outlookの個人用フォルダのバックアップがあれば、万一のときにデータを元に戻すことができます。パソコンに不測の事態が起こった場合に備えて、定期的にバックアップを取ることをおすすめします。この記事では、Outlookの個人用フォルダをバックアップする 2 つの方法をご紹介します。また、個人用フォルダを作成する方法もご紹介します。

バックアップする必要があるメールが少ない場合、一番目の方法を使用してOutlookファイルを手動でバックアップすることができます。しかし、大量のファイルの場合、信頼できるバックアップ ソフトAOMEI Backupperを使用して、Outlookの個人用フォルダを自動的にバックアップすることをお勧めします。このソフトは、複数のバックアップ先とバックアップ方式をサポートしています。

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