簡単かつ迅速：共有メールボックスOffice 365で送信済みアイテムを保存する

共有メールボックスの概要

共有メールボックスとは、複数のユーザーがアクセスして使用できる特別なタイプのメールボックスです。これにより、1つのメールアドレスを使用してグループの人々がシームレスに共同作業できる協調的なメールの解決策が提供されます。共有メールボックスを使用すると、チームメンバーは効率的にメールを送信、表示、監視、返信できるため、迅速なコミュニケーションとスピーディな対応を確保できます。

共有メールボックスの重要な側面の1つは、ユーザーがメールボックスから返信する際に、送信者のメールアドレスが個々のユーザーではなく、共有メールボックスのものである点です。これにより、一貫した統一されたコミュニケーションが実現され、すべての返信がメールアドレスから送信され、メールを処理するチームや部門を代表します。

最近では、主に以下の利点により、ますます多くのユーザーがメールボックスを活用しています。

• 会社外の全員に対する唯一の連絡先を提供します。
• 連絡先リストや共有カレンダーを共有できます。
• 共有メールボックスは、単一のメールボックスとしてクラッターや余分なストレージスペースを削減します。
• メンバー間の協力と透明性を促進します。
• 重複するメールや見逃しメールが減ります。

知っておくべきこと：誰が共有メールボックスからメッセージを送信できますか？

共有メールボックスからメッセージを送信できるのは、送信権限「送信元として送信」または「代理で送信」といったアサインされた権限を持つ共有メールボックスの委任者です。ただし、委任者が共有メールボックスからメールを送信すると、それらは個人の送信済みアイテムフォルダに保存されるため、他の委任者は特定の返信が誰から送信されたのかを確認できません。この問題を解決し、透明性を確保するために、管理者は共有メールボックスの特定の設定を有効にすることができます。これにより、すべての委任者が送信済みメールを表示できるようになります。

共有メールボックスOffice 365で送信済みアイテムを保存する方法

Microsoft 365管理センターまたはPowerShellを使用して、共有メールボックスの送信済みメールをコピーできます。

1. PowerShellで単一の共有メールボックスに送信済みアイテムを保存する

ステップ 1. Exchange PowerShellを使用して、以下のPowerShellコマンドを使用して送信済みアイテムを自動的に共有メールボックスに保存します。

ステップ 2. 以下のコマンドを実行し、単一の共有メールボックス用に送信したアイテムのコピーを有効にします。名前またはメールアドレスは二重引用符で囲んで入力します。

Set-Mailbox "[email protected]" -MessageCopyForSentAsEnabled $true

以下のコマンドを実行し、単一の共有メールボックス用に代理で送信されたアイテムのコピーを有効にします。

Set-Mailbox "[email protected]" -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true

以下のコマンドを使用して、単一の共有メールボックスに対して送信したアイテムのコピーと代理で送信したアイテムのコピーの両方を有効にすることもできます。

Set-Mailbox "[email protected]" -MessageCopyForSentAsEnabled $true -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true

ステップ 3. 同様に、PowerShellのコマンドを使用してすべての共有メールボックスに送信済みアイテムを保存することもできます。ただし、まず、Microsoft 365のすべての共有メールボックスでそれぞれの機能を有効にする方法を示します。その後、以下のコマンドを使用して、送信元と代理で送信されたアイテムのコピーの両方をすべての共有メールボックスに有効にすることができます。

以下のコマンドを使用して、すべての共有メールボックスに送信元として送信したアイテムのコピーを有効にします。

Get-Mailbox –ResultSize Unlimited -RecipientTypeDetails Sharedmailbox | Set-Mailbox -MessageCopyForSentAsEnabled $true

以下のコマンドを実行して、すべての共有メールボックスに代理で送信したアイテムのコピーの機能を有効にします。

Get-Mailbox –ResultSize Unlimited -RecipientTypeDetails Sharedmailbox | Set-Mailbox -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true

すべての共有メールボックスに送信元と代理で送信したアイテムのコピーの両方を有効にするための以下のコマンドを実行します。

Get-Mailbox –ResultSize Unlimited -RecipientTypeDetails Sharedmailbox | Set-Mailbox -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true -MessageCopyForSentAsEnabled $true

これで、送信済みメールを共有メールボックスに正常に保存できました。

2. 管理センターで共有メールボックスに送信済みアイテムを保存する

ステップ 1. Microsoft 365管理センターにログインします。

ステップ 2. 「チームとグループ」→「共有メールボックス」を開き、対象の共有メールボックスをクリックします。

ステップ 3. 「送信済みアイテム」→「編集」をクリックします。

ステップ 4. 下記の設定を有効にし、「保存」をクリックします。

• このメールボックスとして送信されたアイテムをコピーする

• このメールボックスの代理人として送信されたアイテムをコピーする

さらに読む：専門的なメールバックアップソフトで共有メールボックスをバックアップする

共有メールは複数の人がアクセスできるため、注意深く発生する人為的なエラーを避けるために、AOMEI Backupper Professionalなどのプロフェッショナルで信頼性の高いメールバックアップソフトウェアを考慮することもできます。これは、Windows 11／10／8.1／8／7／XP／Vistaを含むすべてのWindows PCオペレーティングシステムと互換性があります。サーバーユーザーの場合は、互換性の問題に対応するためにAOMEI Backupper Serverにアップグレードしてください。

☛このソフトウェアを使用すると、スケジュールされたバックアップユーティリティを利用して、共有メールボックスの送信済みアイテムを自動的にバックアップできます。
☛さらに、外部ハードドライブ、USBドライブ、ネットワークまたはNASデバイス、クラウドドライブなど、さまざまな場所にメールのバックアップを保存できます。
☛また、フルバックアップ、増分バックアップ、差分バックアップを提供しており、後の2つの方法はバックアップ時間とディスクスペースを節約し、バックアップの効率を向上させることができます。
☛特に、Gmail、Outlook Mail、Yahoo! Mail、iCloud、Zoho Mail、HushMail、GMMX Mail、Hotmailなど、さまざまなメールに対応しており、カスタマイズされたニーズに応えることができます。

以下は、メールバックアップの完全なチュートリアルです。開始する前に、以下のリンクからAOMEI Backupperをダウンロードしてください。

ステップ 1. このソフトウェアを起動し、「バックアップ」を選択し、次に「メールバックアップ」を選択します。

ステップ 2. 「メールデータを追加」をクリックします。

ステップ 3. 「メールボックスを追加」をクリックし、共有メールボックスのアカウントとパスワードを入力します。その後、「はい」を選択して確認します。

ステップ 4. バックアップイメージファイルを保存するための宛先パスを選択または入力する必要があります。

ステップ 5. バックアッププロセスを開始するために「開始」ボタンを選択します。

まとめ

Office 365の共有メールボックスで送信済みアイテムを保存する方法は、PowerShellと管理センターの2つの方法でアクセスできます。2つの方法のいずれかを選択することができます。さらに、メールの損失を防ぐために、最高のメールバックアップソフトウェアであるAOMEI Backupperを使用して共有メールボックスをバックアップすることをおすすめします。これにより、データの損失の心配なく、共有メールボックスのメールをシームレスに管理できます。