如何在Office 365中修復合併列印不工作問題（4種方法）

合併列印簡介

合併列印是Outlook中的一個強大功能，通過將來自電子表格或數據庫檔案的數據集成，自動化創建個性化群發郵件的過程。這個功能使使用者可以從源檔案中獲取多個收件人的詳細訊息，並將它們插入到郵件模板中，實現高效且定制化的通訊。

雖然合併列印使得可以向眾多收件人發送個性化郵件，但在Outlook中進行這個過程可能會具有挑戰性。這是因為使用者經常需要在三個不同的應用程式（Microsoft Word、Excel和Outlook）之間切換，以發送合併的郵件。因此，有時使用者可能會遇到Office 365中合併列印不工作的情況。

對於尋求在Outlook中進行合併列印指導的使用者，請按照以下逐步說明進行操作：

步驟1. 使用Microsoft Word準備郵件內容。

步驟2. 在Microsoft Excel中設定您的合併列印數據。

步驟3. 將郵件列表與郵件消息進行關聯。

步驟4. 預覽並完成合併列印過程。

步驟5. 發送合併列印消息。

為什麼我的合併列印不工作？

解決Outlook合併列印問題可能有些棘手，因為可能會有多種原因導致它未按預期工作。以下是您的合併列印可能不工作的一些常見原因：

數據源問題：您的源檔案可能未正確設定，或者未包含正確的訊息。
不正確的合併字段：您在合併列印檔案中插入了不正確的合併字段。
格式問題：數據源中的數據和檔案中的合併字段格式不一致。
受保護的檔案：您的合併列印檔案受到保護，阻止了合併的正常工作。
顯示字段代碼：如果您看到字段代碼（例如，{MERGEFIELD}），而不是實際數據，請嘗試切換字段代碼的開關狀態。
兼容性：您在合併列印過程中使用的軟體版本不兼容（例如，Microsoft Word、Excel或Outlook版本）。

如何修復Office 365中的合併列印不工作

如果您遇到Office 365合併列印不工作的問題，以下是一些步驟，您可以跟隨這些步驟來嘗試解決問題。

方法1. 編輯現有地址列表

如果您現有的地址列表存在錯誤，您可以對數據源或地址列表進行更改，以解決在Word/Excel中的合併列印不工作的問題。

步驟1. 在Microsoft Word中，轉到郵件> 選取收件人> 選擇使用現有清單。然後，選擇下一步: 創建或連接到收件人列表。

★ 提示：

預設情況下，Microsoft Publisher將數據源存儲在“我的數據源”資料夾中。如果您的數據源未位於該位置，您可能需要瀏覽以查找並選擇它。

步驟2. 在“選擇數據源”對話框中，點擊所需的數據源，然後點擊“開啟”。

步驟3. 找到您所選數據源的名稱，點擊“編輯”以對數據源或地址列表進行必要的更改。

步驟4. 在“編輯數據源”對話框中編輯或刪除現有地址，或者添加新的項目。

步驟5. 點擊“確定”，然後點擊“是”以保存地址列表的更改。

方式2. 選擇動態資料交換選項

在 Outlook 365 的合併列印過程中，Word 使用 OLE DB 數據庫檔案來提取訊息。然而，為了解決數據源兼容性可能出現的問題，您可以使用在打開時確認檔案格式轉換選項，該選項提供了各種打開數據源的選項。選擇通過 DDE（*xls）選擇 MS Excel 工作表，可以讓 Word 保留 Excel 檔案的單元格格式，可能有助於解決合併列印在 Office 365 中不工作的問題。

步驟1. 在 Microsoft Word 中，轉到檔案 > 選項 > 進階 > 一般 > 勾選開啟舊檔時確認格式轉換選項。

步驟2. 然後轉到郵件 > 選擇收件人 > 選擇使用現有的清單。

步驟3. 選擇包含收件人數據的所需 Excel 檔案。然後，確認資料來源對話框將會打開。

步驟4. 勾選全部顯示選框。然後，選擇通過 DDE（*xls）選擇MS Excel 工作表，以保留 Excel 檔案的格式，可能有助於解決在 Office 365 中合併列印不工作的問題。

方式3. 在合併字段中插入空格

在文檔中插入合併字段時最常見的問題是管理字段之間的正確間距，特別是對於可能不總是存在的合併字段，例如中間名字首字母。直接在合併字段之間添加空格可能會導致不必要的多餘空格，如果某些地址未使用所有字段。

例如，為確保收件人的名字顯示正確，無論地址列表中是否有中間名字首字母，請按照以下步驟操作：

1. 例如，為確保收件人的名字顯示正確，無論地址列表中是否有中間名字首字母，請按照以下步驟操作：
2. 對於沒有中間名字首字母的收件人，在中間名字首字母輸入處添加一個空格。

方式4. 修復 Office 應用程式

經常情況下，像合併列印在 Outlook 中無法運作的 Microsoft 問題，可能是由於操作系統升級導致的舊版或損壞應用程式。為了解決這個問題，請按照以下步驟修復應用程式：

步驟1. 點擊設定，然後選擇應用。

步驟2. 在左側選單中，選擇應用程式，然後找到Microsoft Word、Microsoft Office或Microsoft 365應用程式。

步驟3. 點擊修改按鈕，然後選擇快速修復 >修復，以啟動 Microsoft Office 的自動修復流程。

額外提示：快速備份 Office 365 郵箱的方法

無論是否正在進行合併列印，定期備份您的 Office 365 郵件都是非常重要的。這個做法可以確保您關鍵的郵件數據的安全性。對於這個任務， AOMEI Backupper Professional 是一個優秀的選擇。

以下是 AOMEI Backupper Professional 可靠的原因：

☎ 它的郵件備份功能可以讓您備份所有的郵件、聯絡人、筆記、日曆和任務，即使您不使用 Outlook 桌面應用程式。
☎ 其排程備份功能允許您自動備份郵件數據，確保方便性和一致性。
☎ 該軟體允許您將 Outlook 郵件備份到外部硬碟、本地磁碟、USB 閃存磁碟機、NAS 裝置等，為您的 Outlook 郵件提供靈活的存儲選擇。
☎ 除了 Office 365，它還支持備份 Yahoo 郵件、Gmail、Zoho 郵件、Hotmail、iCloud 郵件、HushMail 等數十種熱門的郵件服務。

要使用這個軟體備份所有的 Office 365 郵件，請下載並安裝它到您的電腦上，然後按照以下步驟操作：

步驟1. 啟動 AOMEI Backupper Professional。點擊備份，然後選擇郵件備份。

步驟2. 點擊添加郵件數據，然後選擇您想要備份的具體 Office 365 郵件。然後點擊確定。

步驟3. 如果您想將備份映像檔案存儲在硬碟上，您可以選擇選擇本地路徑。

步驟4. 點擊計劃備份以設定每天、每週、每月、事件觸發或 USB 插入自動備份。確保選項喚醒電腦以執行計劃任務已被選中。

步驟5. 點擊開始備份以自動備份 Office 365 郵件。

★小貼士：

預設情況下，該軟體使用增量備份，在啟用計劃備份時，只會備份已更改的檔案。如果需要，您可以切換到差異備份。

為了防止備份磁碟滿，該軟體允許您定期刪除舊的備份映像。點擊備份方案以啟用它。

結論

本文闡明了在 Office 365 中合併列印不正常的可能原因，並提供了解決方法。

此外，它強調了定期備份 Office 365 郵件的重要性，以增強安全性。AOMEI Backupper 提供了全面的解決方案，不僅實現了 Office 365 郵件的自動備份，還可備份 Windows 系統、硬碟、分區和私人檔案。您可以將這些備份存儲在不同的位置，包括硬碟、雲端磁碟、NAS 等等。