簡單又快速：在Office 365共用信箱中儲存已寄送項目

共用信箱概述

共用信箱是一種特殊類型的信箱，允許多個使用者訪問並使用它來閱讀和傳送郵件。它提供了協作的郵件解決方案，使一組人可以使用單一的郵件地址無縫地協作。透過共用信箱，團隊成員可以高效地傳送、檢視、監控和即時回應郵件，確保了快速的溝通和迅速的回應速度。

共用信箱的一個重要方面是，當使用者從信箱回復郵件時，發件人的電子郵件地址是共用信箱的地址，而不是個別使用者的地址。這確保了一致和統一的溝通，因為所有回復都是從同一個電子郵件地址傳送的，代表著負責處理郵件的團隊或部門。

現在，越來越多的使用者因為主要以下優勢而受益於信箱.

• 為公司外部的每個人提供單一聯絡點。
• 可以共用聯絡人列表和共用日曆。
• 共用信箱減少了混亂和額外的存儲空間，因為只有一個信箱。
• 促進成員之間的合作和透明度。
• 減少了重複和遺漏的郵件。

需要知道的事情. 誰可以從共用信箱傳送郵件？

共用信箱的代表可以使用像“以...名義傳送”或“代表...傳送”等分配給他們的權限來傳送郵件。然而，當代表從共用信箱傳送郵件時，會將其存儲在他們的個人已傳送項目資料夾中，而不是共用信箱的已傳送項目資料夾中。因此，其他代表無法確定是誰傳送了特定的郵件回覆。為了解決這個問題並確保透明度，管理員可以在共用信箱中啟用特定設定，使所有代表都能檢視已傳送的郵件。

如何將已傳送項目保存在共用信箱的已傳送項目資料夾中

選項1. 使用PowerShell在單個共用信箱中保存已傳送項目

步驟1. 使用Exchange PowerShell，然後使用以下PowerShell命令自動將已傳送項目保存在共用信箱中。

步驟2. 執行以下命令以啟用將已傳送項目複製為此信箱的功能，針對單個共用信箱。您可以在引號中輸入名稱或電子郵件地址。

Set-Mailbox "[email protected]" -MessageCopyForSentAsEnabled $true

執行以下命令以複製代表此信箱傳送的項目，針對單個共用信箱。

Set-Mailbox "[email protected]" -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true

您還可以在一個PowerShell命令中為單個共用信箱啟用這兩個功能。即使用以下命令為單個共用信箱啟用將已傳送項目複製為和代表的功能。

Set-Mailbox "[email protected]" -MessageCopyForSentAsEnabled $true -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true

步驟3. 同樣地，您可以使用一個PowerShell命令在所有共用信箱中保存已傳送項目。但是，我們將首先向您展示如何為Microsoft 365中的所有共用信箱啟用每個功能。然後您可以使用一個命令啟用兩個功能：將已傳送項目複製為和代表的功能。

您可以在以下一個命令中為所有共用信箱複製已傳送項目。

Get-Mailbox –ResultSize Unlimited -RecipientTypeDetails Sharedmailbox | Set-Mailbox -MessageCopyForSentAsEnabled $true

執行以下命令以為Microsoft 365中的所有共用信箱啟用代表的功能的複製項目。

Get-Mailbox –ResultSize Unlimited -RecipientTypeDetails Sharedmailbox | Set-Mailbox -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true

使用以下命令為所有共用信箱中的兩個功能都啟用。

Get-Mailbox –ResultSize Unlimited -RecipientTypeDetails Sharedmailbox | Set-Mailbox -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true -MessageCopyForSentAsEnabled $true

現在，您已成功將已傳送的郵件保存在共用信箱中。

選項2. 透過管理中心保存

步驟1. 登入到Microsoft 365管理中心。

步驟2. 在導覽窗格中展開Teams和群組，選擇共用信箱。

步驟3. 點擊您想要更改的共用信箱。

步驟4. 向下滾動到已傳送項目，並點擊編輯。

步驟5. 選取這兩個框.

• 複製以此信箱傳送的項目
• 複製代表此信箱傳送的項目

步驟6. 然後選擇儲存。

進一步閱讀. 透過專業的電子郵件備份軟體進行共用信箱備份

我們需要提到，由於共用郵件對多人可訪問，可能會發生不小心的人為錯誤。為了避免不必要的錯誤，您可以考慮另一種可行且簡單的方法，即使用專業可靠的電子郵件備份軟體，例如AOMEI Backupper Professional。該軟體與所有Windows PC作業系統兼容，包括Windows 11/10/8.1/8/7/XP/Vista。如果您是伺服器使用者，請升級到AOMEI Backupper Server以解決兼容性問題。

☛這款軟體允許您通過其定期備份工具自動備份共用信箱中的已傳送項目。
☛更重要的是，您可以將郵件備份保存到各種目的地，如外部硬碟、USB 隨身碟、網路或NAS裝置、雲端硬碟等。
☛此外，它提供完整備份、增量備份和差異備份，後兩種方法可以幫助您節省備份時間和磁碟空間，從而提高備份效率。
☛值得注意的是，該軟體支援各種電子郵件，如Gmail、Outlook郵件、Yahoo！郵件、iCloud、Zoho郵件、HushMail、GMMX Mail、Hotmail等，以滿足您的定制需求。

這是完整的電子郵件備份教程，開始之前，請通過下面的連結下載AOMEI Backupper。

步驟1. 啟動這個軟體，選擇“備份”，然後選擇“郵件備份”。

步驟2. 接著點擊“添加郵件數據”。

步驟3. 再點擊“新增信箱”，然後填入您的相應共用信箱帳號和密碼。然後確認選擇“確定”。

步驟4. 接下來，您需要選擇或輸入備份映像檔案的目的地路徑。

步驟5. 然後選擇“開始備份”按鈕，開始備份過程。

結論

在Office 365中，保存共用信箱的已傳送郵件可以通過使用Powershell和管理中心來實現。您可以自由選擇其中一種方法。此外，我們建議您使用最佳的郵件備份軟體之一——AOMEI Backupper來備份您的共用信箱，以防止郵件丟失。您仍然可以無憂無慮地管理共用信箱中的郵件，而不用擔心任何數據丟失。