Einfach und sicher: Outlook freigegebenes Postfach hinzufügen

Was ist ein freigegebenes Postfach?

Ein freigegebenes Postfach ist ein Postfach, das mehrere Benutzer zum Lesen und Senden von E-Mails verwenden können. Eine Shared Mailbox ermöglicht es einer Gruppe von Personen, auf einfache Weise E-Mails von einer einzigen E-Mail-Adresse aus zu versenden, anzuzeigen, zu überwachen und zu beantworten. Sie garantiert dank ihrer schnellen Reaktionszeit eine Kommunikation in Echtzeit.

Diese Mailbox wird häufig von Teams verwendet, die mit einem großen Kundenstamm zu Themen wie Vertrieb, Marketing oder Kundendienst interagieren. Die E-Mail-Adresse des Absenders jeder Antwort ist die Shared Mailbox, nicht die des Einzelnen.

Warum brauchen Sie ein gemeinsames Postfach?

In einer Zeit, in der gemeinsam genutzte Postfächer bei den Nutzern immer beliebter werden, fragen Sie sich vielleicht, warum so viele Menschen gerne gemeinsam genutzte Postfächer verwenden? Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Gründe, warum Sie ein gemeinsames Postfach benötigen.

• Bieten Sie eine zentrale Anlaufstelle für alle Personen außerhalb des Unternehmens.
• Kontaktlisten und gemeinsame Kalender können gemeinsam genutzt werden.
• Gemeinsame Postfächer reduzieren Unordnung und zusätzlichen Speicherplatz als ein einziges Postfach.
• Fördert die Zusammenarbeit und Transparenz unter den Mitgliedern.
• Reduziert doppelte und verpasste E-Mails.

Voraussetzungen für ein gemeinsames Postfach in Outlook

Wenn Sie Outlook freigegebenes Postfach hinzufügen möchten, egal ob Sie MS Outlook 2013, 2016 oder 2019 verwenden, müssen Sie die folgenden Grundvoraussetzungen erfüllen.

• Es muss in Microsoft 365 eingerichtet und verfügbar sein.
• MS Outlook muss mit Ihrem Microsoft 365-Konto konfiguriert sein.
• Ihr Administrator hat Ihnen die Berechtigung zum Zugriff auf das freigegebene Postfach erteilt.
• Nur konfigurierte freigegebene Postfächer können den externen Zugriff erlauben.
• Es muss eine E-Mail-Adresse und einen Anzeigenamen haben, die mit ihm verbunden sind.

Bitten Sie Ihren Administrator, Sie zum freigegebenen Postfach in Microsoft 365 hinzuzufügen, dann müssen Sie MS Outlook schließen und neu starten. Nach dem Neustart von Outlook wird es möglicherweise unterhalb Ihres Hauptpostfachs in Ihrem Ordnerbereich angezeigt.

Outlook freigegebenes Postfach hinzufügen

Wenn Sie die oben genannten Voraussetzungen erfüllen, aber das freigegebene Postfach nicht hinzufügen können, machen Sie sich keine Sorgen, Sie können das freigegebene Postfach mit den folgenden Schritten manuell zu Outlook hinzufügen.

Schritt 1. Starten Sie MS Outlook und gehen Sie auf die Registerkarte Datei.

Schritt 2. Klicken Sie auf Kontoeinstellungen, und wählen Sie dann Kontoeinstellungen aus dem Menü.

Schritt 3. Klicken Sie auf die Registerkarte E-Mail, um sicherzustellen, dass das richtige Konto markiert ist.

Schritt 4. Klicken Sie auf der Registerkarte E-Mail unten auf Ändern.

Schritt 5. Eine neue Registerkarte wird auf dem Bildschirm angezeigt; klicken Sie auf Weitere Einstellungen > Erweitert > Hinzufügen.

Schritt 6. Geben Sie nun die gemeinsame E-Mail-Adresse an, zu der Sie der Administrator hinzugefügt hat, und klicken Sie auf OK.

Schritt 7. Klicken Sie anschließend auf Weiter > Fertig > Schließen.

Das freigegebene Postfach wird jetzt in Ihrem MS Outlook unterhalb des primären Postfachs angezeigt. Jetzt können Sie über dieses Postfach E-Mails senden oder empfangen.

Bonustipp: Wie sichert man Outlook zum Schutz der Daten?

Nachdem Sie das gemeinsame Postfach erfolgreich zu Outlook hinzugefügt haben, müssen Sie eine Sicherungskopie aller Postfächer erstellen, um Datenverluste zu vermeiden. Ein Problem bei gemeinsam genutzten Postfächern ist, dass bei mehreren beteiligten Personen versehentlich oder aufgrund menschlicher Fehler Daten gelöscht werden können.

Wenn Sie auf der Suche nach einer sicheren und zuverlässigen Möglichkeit sind, gemeinsam genutzte Postfächer in Microsoft Outlook zu verwalten, dann ist die professionelle Backup-Software AOMEI Backupper Professional die perfekte Lösung für Sie.

Mit dieser Software können Sie Outlook-Postfächer ohne Datenverlust oder -beschädigung sichern und wiederherstellen. Sie ist mit allen Windows-PC-Betriebssystemen kompatibel, einschließlich Windows 11/10/8.1/8/7/XP/Vista.

Beliebige Outlook-Daten sichern: Es bietet Ihnen die Outlook-Backup-Funktion, um alle Daten zu sichern, die Sie sichern möchten. Außer E-Mails können Sie auch Anhänge, Kalender, Kontakte usw. in Outlook sichern.

3 Sicherungsmethoden: Es bietet Voll-Backup, inkrementelles Backup und differenzielles Backup, die beiden letzteren Methoden können Ihnen helfen, Backup-Zeit und Speicherplatz zu sparen und so die Backup-Effizienz zu verbessern.

Sicherung planen: Es kann automatisch Outlook E-Mail-Backups in täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Intervallen gemäß Ihren Einstellungen durchführen.

Mehrere Sicherungszielpfade: Sie können Outlook auf einer externen Festplatte, einem USB-Stick, einem Netzwerk- oder NAS-Gerät, einem Cloud-Laufwerk usw. sichern.

Sie können diese professionelle Backup-Software herunterladen und installieren und dann mit der Sicherung von Outlook gemäß der unten stehenden grafischen Anleitung beginnen. Wenn Sie ein Windows Server-Benutzer sind, können Sie die AOMEI Backupper Server-Version wählen. 

Schritt 1. Öffnen Sie Outlook, geben Sie E-Mail ein und klicken Sie auf Verbinden. Folgen Sie dann den Anweisungen auf dem Bildschirm, um das Outlook-Konto hinzuzufügen.

Schritt 2. Öffnen Sie AOMEI Backupper Professional. Klicken Sie in der Hauptschnittstelle auf Backup > Outlook Backup.

Schritt 3. Klicken Sie auf Outlook-Daten hinzufügen und wählen Sie den Outlook-Ordner aus, den Sie sichern möchten. Klicken Sie dann auf OK.

Schritt 4. Klicken Sie dann auf das Feld unten, um das Sicherungsziel auszuwählen. Dies kann ein lokaler Pfad, ein Netzwerk- oder NAS-Speicherort oder ein Cloud-Laufwerk zum Speichern Ihrer Outlook-E-Mails sein.

Zeitplan: Sie können verschiedene Sicherungsintervalle festlegen, z. B. Täglich, Wöchentlich oder Monatlich. Vergewissern Sie sich, dass die Option Wecken Sie den Computer, um geplante Aufgaben auszuführen ausgewählt ist.

Backup-Schema:  Sie können die automatische Sicherungsbereinigung aktivieren, um alte Sicherungen regelmäßig zu löschen. Diese Funktion kann das Problem des vollen Speichers lösen.

Schritt 5. Klicken Sie auf Starten, um Outlook automatisch zu sichern.

Zusammenfassung

Dieser Artikel erklärt, was ein freigegebenes Postfach ist, warum Sie ein freigegebenes Postfach benötigen und wie Sie ein Outlook freigegebenes Postfach hinzufügen können, wenn Sie die Voraussetzungen erfüllen. Freigegebene Postfächer sind die bemerkenswerteste Funktion von Microsoft 365, die es Ihnen ermöglicht, E-Mails von einer Standard-E-Mail-Adresse zu senden und zu empfangen.

Außerdem müssen Benutzer ein Backup aller ihrer Postfächer erstellen, um Datenverluste zu vermeiden. Die professionelle Backup-Software AOMEI Backupper kann Ihnen dabei helfen, Outlook auf jedem beliebigen Gerät zu sichern, das Sie benötigen. Selbst wenn Ihre Outlook-E-Mail-Daten versehentlich verloren gehen oder andere Probleme auftreten, kann dieses Backup Ihnen helfen, sie schnell wiederherzustellen.