Comment exporter/sauvegarder sa boîte mail Outlook ? [Guide]

Nécessité de sauvegarder la boîte mail Outlook

Si vous comptez sur le courrier électronique pour faire votre travail, sauvegarder l'intégralité de la boîte mail Outlook ou les mails cruciaux devient un besoin urgent. Voici deux raisons principales :

• Outlook contient toutes les données précieuses de votre entreprise, telles que les mails, les pièces jointes, les calendriers, les contacts, les notes, les tâches, etc.
• La sauvegarde de la boîte mail Outlook permet de récupérer vos mails et données en cas de perte inattendue due à la corruption de fichiers, à la suppression, au matériel défectueux, au panne du système, aux logiciels malveillants, etc. 

À l'exception de la protection des données, vous souhaiterez peut-être sauvegarder tous les mails d'un compte à un autre, par exemple, d'un compte 365 à Gmail ou d'un PC à un autre.

Comment sauvegarder facilement tous les mails Outlook ? Cet article donne 3 méthodes efficaces. 

👉Méthode 1 : Sauvegarder automatiquement les données Outlook avec un logiciel spécialisé
👉Méthode 2 : Sauvegarder une boîte mail Outlook vers un fichier PST
👉Méthode 3 : Sauvegarder manuellement des mails Outlook spécifiques
 

Méthode 1 : Sauvegarder automatiquement les données Outlook avec un logiciel spécialisé

À l'exception du fichier .pst, vous pouvez toujours essayer le puissant logiciel de sauvegarde Outlook - AOMEI Backupper Professional pour sauvegarder tous les mails Outlook. L'opération est automatique et il n'y a pas de problèmes de verrouillage de fichier.

La fonction « Sauvegarde Outlook » vous permet de :
- sauvegarder l'intégralité d'une boîte mail Outlook, y compris les dossiers de messagerie (boîte de réception, boîte d'envoi, brouillons, etc.), les contacts, le calendrier, les tâches, les notes, etc.
- spécifier un ou plusieurs dossiers à sauvegarder.

Il vous permet d'exécuter des tâches de sauvegarde planifiées :
- Les modes disponibles : « Quotidien », « Hebdomadaire », « Mensuel » ou « Événement déclencheur ».
- Et vous pouvez même réveiller l'ordinateur pour exécuter une tâche planifiée lorsque vous n'utilisez pas l'application Outlook.
- Il activera la sauvegarde incrémentielle dans une tâche planifiée pour sauvegarder uniquement des modifications.

D'autres options telles que la compression qui peut réduire la taille du fichier image afin d'économiser de l'espace de stockage sont disponibles.

Téléchargez gratuitement ce logiciel de sauvegarde Outlook pour l'essayer !

1. Ajoutez le compte que vous souhaitez sauvegarder dans Outlook et fermez-le. Ensuite, ouvrez AOMEI Backupper Professional et cliquez sur Sauvegarder > Sauvegarde Outlook.

2. Cliquez sur Ajouter des données Outlook et sélectionnez le compte Outlook que vous souhaitez sauvegarder. Cliquez ensuite sur OK.

3. Sélectionnez un chemin local, un emplacement réseau ou NAS, ou un disque cloud pour enregistrer tous les mails Outlook.

4 (facultatif). Pour sauvegarder automatique vos mails Outlook, cliquez sur Planifier en bas à gauche > Activer la sauvegarde planifiée. Choisissez une fréquence de sauvegarde (Quotidien, Hebdomadaire ou Mensuel) et assurez-vous que l'option Réveiller l'ordinateur pour exécuter des sauvegardes planifiées est cochée.

5. Confirmez que vous avez sélectionné la boîte mail Outlook entière et cliquez sur Démarrer pour sauvegarder tous les mails Outlook et autres éléments. Lorsque la sauvegarde est terminée, cliquez sur Terminer.

✎ Remarques & Astuces :

• Le mode « Événement déclencheur » ne prend en charge que la sauvegarde des fichiers PST au démarrage du système et à la connexion de l'utilisateur. N'utilisez pas cette fonctionnalité si votre boîte aux lettres contient le fichier .pst.

• Vous pouvez utiliser la sauvegarde différentielle au lieu de la sauvegarde incrémentielle. En comparaison, la sauvegarde différentielle est plus complète et plus sûre.

• Pour éviter les problèmes de disque de sauvegarde plein, la méthode la plus efficace consiste à supprimer régulièrement les anciennes images de sauvegarde. Cliquez sur Plan de sauvegarde et activez-le.

• La version Professional ne prend en charge que Windows 11, 10, 8, 7, XP et Vista. Pour les utilisateurs de serveur, essayez gratuitement AOMEI Backupper Server.

Méthode 2 : Sauvegarder une boîte mail Outlook vers un fichier PST

Le fichier .pst est le moyen le plus simple de sauvegarder la boîte mail Outlook, y compris les mails, les contacts, les calendriers, etc. Et il vous permet toujours d'effectuer une sauvegarde sélective, c'est-à-dire d'exporter uniquement les dossiers importants sans dossier indésirable ou éléments supprimés.

Cependant, pour sauvegarder l'intégralité d'une boîte aux lettres Outlook, vous devez toujours sauvegarder les règles de message, les signatures, les formulaires personnalisés, les vues personnalisées et les propriétés des dossiers. Pour ce faire, vous pouvez vous référer à la partie 2.

Partie 1 : Sauvegarder les mails, les calendriers, les contacts Outlook

1. Cliquez sur Fichier > Ouvrir et exporter > Importer/Exporter.

2. Ensuite, sélectionnez Exporter des données vers un fichier et cliquez sur Suivant.

3. Sélectionnez Fichier de données Outlook (.pst) et cliquez sur Suivant.

4. Sélectionnez le compte que vous souhaitez sauvegarder et assurez-vous que la case Inclure les sous-dossiers est cochée.

Remarques :
✪ Cela exportera tous les dossiers, y compris les dossiers de messagerie (boîte de réception, boîte d'envoi, brouillons, etc.), les contacts, le calendrier, les tâches, les notes et le journal. Ou, vous pouvez sélectionner un dossier spécifique à exporter, par exemple« Boîte de réception ».
✪ Vous ne pouvez pas sélectionner plusieurs dossiers avec la fonction « Exporter des données vers un fichier ». Pour le faire, vous devez répéter plusieurs étapes entières.

5. Conservez l'emplacement du fichier .pst par défaut (C:\Utilisateurs\Nom d'utilisateur\Documents\Fichiers Outlook\backup.pst) et cliquez sur Terminer pour sauvegarder tous les mails Outlook.

Remarque : Si vous souhaitez sauvegarder tous les mails vers le disque dur ou à d'autres emplacements, cliquez sur Parcourir... pour spécifier l'emplacement d'enregistrement de vos mails.

6 (facultatif). Si vous créez un nouveau fichier .pst, Outlook vous demandera d'ajouter le mot de passe supplémentaire. Vous pouvez définir un mot de passe ou laisser les deux champs vides. Ensuite, cliquez sur OK.

7. Le processus d'exportation lancera, veuillez attendre la fin du processus.

8. Ensuite, vous pouvez trouver le fichier .pst exporté dans l'Explorateur de fichiers.

Remarques :
✪ Si vous exportez un fichier .pst existant, sélectionnez « Remplacer les doublons par les éléments exportés ». Cela fonctionne bien dans la plupart des cas.
✪ Si vous exportez vers un fichier .pst existant protégé par un mot de passe, saisissez le mot de passe pour déverrouiller ce fichier.

Partie 2 : Sauvegarder individuellement les règles de message, les signatures, les propriétés des dossiers

Depuis Outlook 2003, les règles de message sont stockées dans un fichier .pst, pour le sauvegarder, vous devez utiliser l'option « Exporter les règles ».

1. Cliquez sur Fichier > Gérer les règles et les alertes. Dans Outlook 2016 ou 2019, cliquez sur Accueil et sélectionnez Règles > Gérer les règles et les alertes.

2. Sélectionnez Options > Exporter les règles.

3. Sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer la règle de message.

4. Pour garder la règle compatible avec une version précédente d'Outlook et sélectionnez les options suivantes.

• Règles de l’Assistant Gestion des messages Outlook 2002

• Règles de l’Assistant Gestion des messages Outlook 2000

• Règles de l’Assistant Gestion des messages Outlook 98

5. Saisissez le nom de cette règle. Ensuite, cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder les règles de message dans Outlook.

✎ Pour sauvegarder d'autres signatures, modèles, propriétés de dossier, etc., accédez à l'emplacement où Outlook les stocke et copiez-les dans un nouveau dossier. Dans Outlook 2013 ou 2016, vérifiez le chemin suivant :

Signatures (.rtf, .txt, .htm)

• C:\Utilisateurs\Nom d'utilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures
• C:\Documents and Paramètres\utilisateur\Application Data\Microsoft\Signatures

(Stationery) Papeterie (.htm) - Thème Outlook

• C:\Programmes\Common Files\Microsoft Shared\Stationery
• C:\Programmes (x86)\Common Files\ Microsoft Shared\Stationery

(Templates) Modèles Outlook (.oft)

• C:\Utilisateurs\Nom d'utilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
• C:\Documents and Paramètres\utilisateur\Application Data\Microsoft\Templates

Paramètres du volet de navigation (.xml)

• C:\Utilisateurs\Nom d'utilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook\profile name.xml
• C:\Documents and Paramètres\utilisateur\Application Data\Microsoft\Outlook\profile name.xml

Formulaires personnalisés

• C:\Utilisateurs\Nom d'utilisateur\AppData\Local\Microsoft\Forms
  C:\Documents and Paramètres\utilisateur\Local Paramètres\Application Data\Microsoft\Forms

Méthode 3 : Sauvegarder manuellement des mails Outlook spécifiques

À l'exception de la sauvegarde de l'intégralité d'une boîte mail Outlook ou de tous les mails Outlook, certains utilisateurs souhaitent toujours sauvegarder uniquement un e-mail individuel ou des e-mail Outlook spécifiques. Voici 2 méthodes utiles pour vous aider.

Méthode 1 : Sauvegarder des mails Outlook sélectionnés via « glisser-déposer »

1. Ouvrez Outlook et l'Explorateur de fichiers.

2. Sélectionnez l'e-mail que vous souhaitez sauvegarder dans Outlook. Ensuite, faites-le glisser et déposez-le dans l'explorateur de fichiers.

Remarque : Si vous souhaitez sauvegarder plusieurs mails, maintenez la touche Ctrl enfoncée lors de la sélection des mails.

Méthode 2 : Sauvegarder les mails à l'aide de « Enregistrer sous » 

1. Ouvrez Outlook et sélectionnez l'e-mail que vous souhaitez sauvegarder.

2. Cliquez sur Fichier > Enregistrer sous pour ouvrir la fenêtre Enregistrer sous.

3. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder un e-mail spécifique.

FAQ sur la sauvegarde de Outlook

Conclusion

Le fichier .pst est un moyen simple de sauvegarder la une boîte mail Outlook, y compris tous les mails, contacts, calendriers, notes, etc. Si vous souhaitez une méthode automatique ou si le compte contient un fichier .pst, essayez le puissant logiciel de sauvegarde Outlook - AOMEI Backupper Professional.

Vous pouvez activer sa fonction de Planifier pour exécuter des tâches automatiquement et vous pouvez même planifier aux heures creuses. De plus, ce logiciel vous permet de réveiller votre ordinateur à une heure précise.