Ganz einfach Ihr gesamtes Outlook-Postfach sichern oder exportieren

Die Notwendigkeit, das gesamte Outlook-Postfach zu sichern

Wenn Sie bei Ihrer Arbeit auf E-Mails angewiesen sind, ist die Sicherung des gesamten Outlook-Postfachs oder einzelner oder mehrerer E-Mails dringend erforderlich. Hierfür gibt es zwei Hauptgründe:

• Erstens enthält Outlook alle wertvollen Daten Ihres Unternehmens, wie E-Mails, Anhänge, Kalender, Kontakte, Notizen, Aufgaben usw.
• Zweitens hilft die Sicherung aller E-Mails in Outlook, unerwartete Verluste aufgrund von Dateibeschädigung, Löschung, fehlerhafter Hardware, Systemabstürzen, Malware usw. zu vermeiden.

Neben dem Schutz von Daten können Sie auch alle E-Mails von einem E-Mail-Konto zu einem anderen E-Mail-Konto sichern, z. B. von einem 365-Konto zu Gmail oder von einem PC zu einem anderen PC.

Wie können Sie alle E-Mails in Outlook einfach sichern？

Hier stellen wir Ihnen 2 effektive Methoden zur Sicherung des gesamten Postfachs vor, einschließlich der PST-Dateioption und der leistungsstarken Outlook-Backup-Software. Und die zweite Methode ist automatisch.

Weg 1: Gesamtes Outlook-Postfach in PST-Datei exportieren

Die .pst-Datei ist eine einfache Möglichkeit, das gesamte Outlook-Postfach einschließlich E-Mails, Kontakte, Kalender usw. zu sichern. Außerdem können Sie damit eine selektive Sicherung durchführen, d. h. nur wichtige Ordner ohne den Ordner „Junk“ oder „Gelöschte Elemente“ exportieren.

Es handelt sich jedoch nicht um eine vollständige Sicherung. Um ein solches Backup zu erstellen, müssen Sie noch Nachrichtenregeln, Signaturen, benutzerdefinierte Formulare, benutzerdefinierte Ansichten und Ordnereigenschaften sichern.

Teil 1: E-Mails, Kalendern, Kontakten usw. in Outlook sichern

1. Klicken Sie auf Datei > Öffnen und Exportieren > Importieren/Exportieren. Wählen Sie dann In Datei exportieren und klicken Sie auf Weiter.

2. Wählen Sie Outlook-Datendatei (.pst) und klicken Sie auf Weiter.

3. Wählen Sie das E-Mail-Konto aus, das Sie sichern möchten, und vergewissern Sie sich, dass das Feld Unterordner einbeziehen aktiviert ist.

Hinweise:

• Dadurch werden alle Ordner exportiert, einschließlich E-Mail-Ordner (Posteingang, Postausgang, Entwürfe usw.), Kontakte, Kalender, Aufgaben, Notizen und Journal. Sie können auch einen bestimmten Ordner für den Export auswählen, z. B. Posteingang.
• Mit der Funktion „In Datei exportieren“ können Sie nicht mehrere Ordner auswählen. Dazu müssen Sie die gesamten Schritte mehrfach wiederholen.

4. Behalten Sie den Standardspeicherort der .pst-Datei bei (C:\Users\\Dokumente\Outlook-Dateien\backup.pst) und klicken Sie auf Fertig stellen, um alle Outlook-E-Mails zu sichern. 

Hinweis: Wenn Sie alle E-Mails auf der Festplatte oder an einem anderen Ort sichern möchten, klicken Sie auf Durchsuchen ..., um den Speicherort für Ihre E-Mails anzugeben.

5. (optional) Wenn Sie eine neue .pst-Datei erstellen, werden Sie von Outlook aufgefordert, ein zusätzliches Kennwort einzugeben. Sie können ein eindeutiges Kennwort zweimal eingeben oder beide Felder leer lassen. Klicken Sie dann auf OK.

Hinweise:

• Wenn Sie eine bestehende .pst-Datei exportieren, wählen Sie Duplikate durch exportierte Elemente ersetzen. Dies funktioniert in den meisten Fällen problemlos.
• Wenn Sie in eine bestehende .pst-Datei exportieren, die mit einem Kennwort geschützt ist, geben Sie das Kennwort ein, um diese Datei zu entsperren.

Teil 2: Nachrichtenregeln, Signaturen, Ordnereigenschaften, usw. individuell sichern

Seit Outlook 2003 werden die Nachrichtenregeln in einer .pst-Datei gespeichert. Um sie zu sichern, müssen Sie die Regel In Ordner kopieren verwenden.

1. Klicken Sie auf Datei > Regeln und Warnungen verwalten. In Outlook 2016 oder 2019 klicken Sie auf Home und wählen Sie Regeln > Regeln und Warnungen verwalten.

2. Wählen Sie Optionen und Regeln exportieren.

3. Wählen Sie den Ordner, in dem Sie die Nachrichtenregel speichern möchten. 
4. Um die Regel mit einer früheren Version von Outlook kompatibel zu halten, wählen Sie die folgenden Optionen.

• Outlook 2002 Compatible Rules Wizard rules
• Outlook 2000 Compatible Rules Wizard rules
• Outlook 98 Compatible Rules Wizard rules

5. Geben Sie einen Namen für diese Regel ein. Klicken Sie dann auf Speichern, um die Nachrichtenregeln in Outlook zu sichern. 

Um andere Signaturen, Vorlagen, Ordnereigenschaften usw. zu sichern, gehen Sie zu dem Ort, an dem Outlook sie speichert, und kopieren Sie sie in einen neuen Ordner. In Outlook 2013 oder 2016 wählen Sie den folgenden Pfad: 

Signatures (.rtf, .txt, .htm)

• C:\Users\\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures
• C:\Documents and Settings\user\Application Data\Microsoft\Signatures

Stationery (.htm) - Outlook theme

• C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Stationery
• C:\Program Files (x86)\Common Files\ Microsoft Shared\Stationery
• C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Stationery

Outlook Templates (.oft)

• C:\Users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
• C:\Documents and Settings\user\Application Data\Microsoft\Templates

Navigation Pane settings (.xml)

• C:\Users\\AppData\Roaming\Outlook\profile name.xml
• C:\Documents and Settings\user\Application Data\Microsoft\Outlook\profile name.xml

Custom forms

• C:\Users\\AppData\Local\Microsoft\Forms
• C:\Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\Microsoft\Forms

Weg 2: Alle Outlook-E-Mails ohne PST-Datei automatisch sichern

Außer der .pst-Datei können Sie immer noch die leistungsstarke Outlook-Backup-Software AOMEI Backupper Professional verwenden, um alle Outlook-E-Mails zu sichern. Der Vorgang ist automatisch und es gibt keine Probleme mit der Dateisperre.

Es bietet Ihnen die Funktion Outlook Backup zur Sicherung des gesamten Outlook-Postfachs einschließlich E-Mail-Ordnern (Posteingang, Postausgang, Entwürfe usw.), Kontakten, Kalender, Aufgaben, Notizen und so weiter. Sie können auch einen oder mehrere Ordner angeben.

Sie können Zeitplan mit „Täglich“, „Wöchentlich“, „Monatlich“ oder „Event-Trigger“ ausführen. Und Sie können den Computer sogar aufwecken, um die geplante Aufgabe auszuführen, wenn Sie die Outlook-Anwendung nicht verwenden.

Es aktiviert inkrementelles Backup in einem geplanten Task und andere Optionen wie normale Kompression, um die Größe des Backup-Images zu reduzieren. So können Sie mehr Daten mit weniger Speicherplatz sichern.

Bitte laden Sie diese leistungsstarke Backup-Software herunter und probieren Sie sie aus!

1. Fügen Sie das Konto, das Sie sichern möchten, in Outlook hinzu und schließen Sie es. Öffnen Sie dann AOMEI Backupper Professional und klicken Sie auf Backup und Outlook Backup.

Hinweis: Die Professional-Version unterstützt nur Windows 11, 10, 8, 7, XP und Vista. Für Server-Benutzer empfehlen wir AOMEI Backupper Server.

2. Klicken Sie auf Outlook-Daten hinzufügen und wählen Sie das Outlook-Konto mit dem gesamten Postfach, das Sie sichern möchten. Klicken Sie dann auf OK.

3. Wählen Sie einen lokalen Pfad, einen Netzwerk- oder NAS-Speicherort oder ein Cloud-Laufwerk, um alle E-Mails in Outlook zu speichern.

4. Aktivieren Sie die Option Zeitplan (Täglich, Wöchentlich oder Monatlich) und vergewissern Sie sich, dass die Option Wecken Sie den Computer, um geplante Aufgaben auszuführen.

5. Bestätigen Sie, dass Sie das gesamte Postfach ausgewählt haben, und klicken Sie auf Starten, um alle Outlook-E-Mails und andere Elemente zu sichern.

Hinweise:

• Event-Trigger unterstützt nur die Sicherung von PST-Dateien beim Systemstart und bei der Benutzeranmeldung. Wenn Ihr Postfach eine .pst-Datei enthält, sollten Sie diese Funktion nicht verwenden.
• Sie können Inkrementelles Backup in Differentielles Backup in Schema ändern. Dies basiert auf einem Voll-Backup und ist sicherer.
• Um zu verhindern, dass die Backup-Festplatte voll ist, ist die effektivste Methode, alte Backup-Images regelmäßig zu löschen. Klicken Sie auf Schema und aktivieren Sie es.

Wie kann man einzelne oder mehrere E-Mails anstelle des gesamten Postfachs sichern?

Neben der Sicherung des gesamten Outlook-Postfachs oder aller Outlook-E-Mails gibt es immer noch Benutzer, die nur einzelne oder mehrere E-Mails sichern möchten. Hier sind 2 nützliche Methoden, um Ihnen zu helfen.

Weg 1: Einige E-Mails mit „Ziehen und Ablegen“ sichern

1. Öffnen Sie Outlook und den Datei-Explorer.
2. Wählen Sie die E-Mail, die Sie sichern möchten, in Outlook aus. Ziehen Sie sie aus Outlook und legen Sie sie dann in den Datei-Explorer ab.

Hinweis: Wenn Sie mehrere E-Mails sichern möchten, halten Sie die Strg-Taste gedrückt, während Sie die E-Mails auswählen.

Weg 2: E-Mails mit der Funktion „Speichern unter“ sichern

1. Öffnen Sie Outlook und wählen Sie die E-Mail aus, die Sie sichern möchten.
2. Klicken Sie auf Datei und Speichern unter, um das Fenster Speichern unter zu öffnen.

3. Klicken Sie auf Speichern, um eine einzelne E-Mail zu sichern. Um mehrere E-Mails zu sichern, halten Sie die Strg-Taste gedrückt.

Weitere FAQs zum gesamtem Outlook-Postfach Backup

Zusammenfassung

Die .pst-Datei ist der einfachste Weg, um das gesamte Outlook-Postfach mit allen E-Mails, Kontakten, Kalendern, Notizen usw. zu sichern. Wenn Sie eine automatische Methode wünschen oder Ihr Konto eine .pst-Datei enthält, sollten Sie die leistungsstarke Outlook-Backup-Software AOMEI Backupper Professional ausprobieren.

Sie können die Funktion Zeitplan aktivieren, um diese Aufgabe automatisch auszuführen, und Sie können sie sogar außerhalb der Hauptgeschäftszeiten planen. Außerdem können Sie mit dieser Software Ihren Computer zu einer bestimmten Zeit aufwecken.